Takako Việt Nam chuyển đổi số quản trị nhân sự sản xuất với hơn 1.000 nhân viên cùng xFlow HRM

Trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp quy mô lớn, nơi lực lượng lao động lên đến hàng nghìn người, làm việc theo nhiều ca kíp – nhiều dây chuyền – nhiều nhà xưởng, quản trị nhân sự không còn là câu chuyện hành chính đơn thuần. Case study của Takako Việt Nam cho thấy cách doanh nghiệp sản xuất Nhật Bản đã chuẩn hóa – số hóa – kiểm soát nhân sự toàn diện với xFlow HRM.

Tổng quan về Takako Việt Nam

Takako Việt Nam là doanh nghiệp 100% vốn Nhật Bản, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất linh kiện và sản phẩm công nghiệp phục vụ chuỗi cung ứng toàn cầu. Với nhà máy đặt tại Việt Nam, Takako sở hữu:

• Quy mô hơn 1.000 cán bộ công nhân viên

• Mô hình sản xuất theo dây chuyền, ca kíp nghiêm ngặt

• Văn hóa quản trị chuẩn Nhật: kỷ luật, chính xác, minh bạch

Trong bối cảnh mở rộng sản xuất và yêu cầu ngày càng cao về năng suất – chất lượng – tuân thủ, Takako xác định chuyển đổi số quản trị nhân sự là bước đi chiến lược.

Bài toán nhân sự trước khi triển khai xFlow HRM

Trước khi áp dụng xFlow HRM, Takako Việt Nam gặp nhiều thách thức đặc thù của doanh nghiệp sản xuất lớn:

1. Quản lý nhân sự quy mô lớn, dữ liệu phức tạp

• Hơn 1.000 nhân sự làm việc tại nhiều bộ phận, dây chuyền khác nhau.

• Hồ sơ nhân sự, hợp đồng, quá trình công tác được lưu trữ rời rạc, khó tổng hợp nhanh.

2. Chấm công – ca kíp – tăng ca phức tạp

• Sản xuất theo nhiều ca (ngày – đêm), tăng ca thường xuyên theo đơn hàng.

• Việc tổng hợp công, đối soát tăng ca và tính lương tiêu tốn nhiều thời gian, dễ phát sinh sai sót.

3. Áp lực minh bạch và tuân thủ theo chuẩn Nhật

• Doanh nghiệp yêu cầu số liệu chính xác tuyệt đối, rõ ràng theo từng cá nhân, tổ, chuyền.

• HR cần báo cáo nhanh, đúng và có thể truy vết dữ liệu khi cần kiểm tra, đánh giá.

Những hạn chế này khiến bộ phận HR phải dành quá nhiều thời gian cho nghiệp vụ thủ công, thay vì tập trung nâng cao chất lượng quản trị con người.

Quyết định lựa chọn xFlow HRM

Sau quá trình đánh giá giải pháp, Takako Việt Nam lựa chọn xFlow HRM làm nền tảng quản trị nhân sự trung tâm nhờ các yếu tố:

• Phù hợp với doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn

• Linh hoạt cấu hình ca kíp, quy tắc công – lương

• Dữ liệu tập trung, báo cáo realtime, dễ kiểm soát

Mục tiêu của Takako không chỉ là “phần mềm HR”, mà là một hệ thống quản trị nhân sự chuẩn mực, bền vững.

Giải pháp xFlow HRM triển khai tại Takako Việt Nam

1. Số hóa & chuẩn hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự

xFlow HRM giúp Takako:

• Số hóa hồ sơ hơn 1.000 nhân sự trên một hệ thống duy nhất

• Quản lý hợp đồng lao động, quyết định, lịch sử làm việc

• Phân quyền chặt chẽ theo phòng ban, cấp quản lý

👉 HR và ban lãnh đạo có bức tranh nhân sự tổng thể, minh bạch và cập nhật liên tục.

2. Quản lý chấm công – ca kíp – tăng ca chính xác

xFlow HRM đáp ứng đặc thù sản xuất:

• Cấu hình nhiều ca, nhiều khung giờ, đổi ca linh hoạt

• Tự động tổng hợp công, tăng ca theo quy định

• Giảm phụ thuộc Excel và thao tác thủ công

👉 Độ chính xác chấm công được nâng cao, giảm tranh chấp và khiếu nại từ người lao động.

3. Tự động hóa tính lương cho lao động sản xuất

Hệ thống cho phép:

• Tính lương theo ca, tăng ca, phụ cấp, thưởng năng suất

• Đảm bảo tính nhất quán giữa các bộ phận, dây chuyền

• Rút ngắn thời gian chốt lương hàng tháng

👉 HR giảm áp lực, người lao động tin tưởng và hài lòng hơn.

4. Quản lý đơn từ & quy trình nhân sự

Các nghiệp vụ như:

• Nghỉ phép, tăng ca, điều động nhân sự

• Phê duyệt nội bộ theo cấp quản lý

được số hóa hoàn toàn:

• Thời gian xử lý nhanh hơn

• Trách nhiệm rõ ràng

• Theo dõi trạng thái realtime

👉 Bộ phận HR chuyển từ “xử lý giấy tờ” sang quản trị & kiểm soát.

5. Báo cáo & phân tích nhân sự cho quản lý

xFlow HRM cung cấp:

• Báo cáo biến động nhân sự

• Tình hình công – ca – tăng ca theo từng chuyền

• Dữ liệu phục vụ đánh giá năng suất lao động

👉 Ban lãnh đạo Takako có dữ liệu đáng tin cậy để cải tiến vận hành sản xuất.

Lộ trình triển khai phù hợp doanh nghiệp 1.000+ nhân sự

Dự án xFlow HRM tại Takako được triển khai theo lộ trình:

1. Khảo sát mô hình sản xuất & nghiệp vụ HR

2. Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự hiện hữu

3. Cấu hình ca kíp – công – lương theo thực tế nhà máy

4. Đào tạo HR và quản lý cấp trung

5. Go-live và tối ưu liên tục

Cách làm này giúp chuyển đổi số diễn ra an toàn, không gián đoạn sản xuất.

Kết quả đạt được sau triển khai

Sau khi vận hành xFlow HRM, Takako Việt Nam ghi nhận:

• ⏱ Giảm mạnh thời gian xử lý nghiệp vụ HR

• 📊 Dữ liệu nhân sự tập trung, chính xác, realtime

• 👷 Quản lý lao động sản xuất hiệu quả hơn, đặc biệt ca kíp & tăng ca

• 🧠 Nâng cao năng lực quản trị nhân sự theo chuẩn Nhật

Quan trọng hơn, Takako đã xây dựng được nền tảng HRM hiện đại, sẵn sàng cho mở rộng quy mô trong tương lai.

Góc nhìn từ xFlow

Case study Takako Việt Nam cho thấy:

Với doanh nghiệp sản xuất lớn, quản trị nhân sự chính là nền móng của năng suất và chất lượng.

Khi HRM được số hóa đúng cách:

• Con người được quản trị minh bạch

• Kỷ luật và hiệu suất được nâng cao

• Doanh nghiệp phát triển bền vững

🚀 Doanh nghiệp sản xuất 500 – 5.000 nhân sự đang gặp khó trong quản lý HR?

xFlow HRM sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình
chuẩn hóa – số hóa – tối ưu nguồn lực con người.

👉 Tìm hiểu thêm tại: https://xflow.vn
👉 Nhận tư vấn triển khai xFlow HRM cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay.