ICONIC – Doanh nghiệp tư vấn & cung ứng lao động chuyển đổi số toàn diện với xFlow HRM

Trong ngành tư vấn tuyển dụng & cung ứng lao động, nơi mỗi ngày phải xử lý hàng nghìn hồ sơ ứng viên, yêu cầu tuyển dụng từ doanh nghiệp và quy trình nhân sự phức tạp, việc quản trị bằng Excel hay công cụ rời rạc nhanh chóng trở thành rào cản tăng trưởng. Case study của ICONIC cho thấy cách một doanh nghiệp nhân sự chuyên nghiệp đã chuẩn hóa – số hóa – kiểm soát toàn bộ nghiệp vụ HR với xFlow HRM.

Tổng quan về ICONIC

ICONIC là doanh nghiệp tư vấn nhân sự và cung ứng lao động quốc tế, hoạt động mạnh tại Việt Nam và khu vực, chuyên:

• Tư vấn tuyển dụng nhân sự trung – cao cấp

• Cung ứng lao động cho doanh nghiệp trong và ngoài nước

• Kết nối ứng viên Việt Nam với doanh nghiệp FDI, đặc biệt là Nhật Bản

Với đặc thù ngành nghề:

• Khối lượng hồ sơ ứng viên lớn, liên tục cập nhật

• Nhân sự nội bộ làm việc theo dự án tuyển dụng, khách hàng

• Yêu cầu cao về tốc độ, độ chính xác và bảo mật dữ liệu

ICONIC sớm nhận ra rằng chuyển đổi số quản trị nhân sự nội bộ là điều kiện tiên quyết để mở rộng quy mô bền vững.

Bài toán trước khi chuyển đổi số

Trước khi triển khai xFlow HRM, ICONIC gặp phải nhiều thách thức đặc thù của doanh nghiệp cung ứng lao động:

1. Quản lý hồ sơ nhân sự & cộng tác viên phức tạp

• Nhân sự nội bộ, cộng tác viên, tư vấn viên tuyển dụng được quản lý bằng nhiều file rời rạc.

• Khó theo dõi lịch sử làm việc, hợp đồng, vai trò và hiệu suất.

2. Quy trình HR thiếu đồng bộ

• Nghỉ phép, công tác, phê duyệt nội bộ xử lý qua email, chat.

• Thiếu hệ thống theo dõi trạng thái và lịch sử xử lý.

3. Áp lực tuân thủ & bảo mật dữ liệu

• Doanh nghiệp làm việc với nhiều khách hàng quốc tế, yêu cầu cao về bảo mật thông tin nhân sự.

• Cách quản lý thủ công tiềm ẩn rủi ro sai sót và thất thoát dữ liệu.

4. Thiếu dữ liệu realtime cho quản lý

• Ban lãnh đạo khó nắm nhanh tình hình nhân sự, phân bổ nguồn lực theo từng dự án tuyển dụng.

• Báo cáo chủ yếu tổng hợp thủ công, chậm và thiếu chiều sâu.

Quyết định lựa chọn xFlow HRM

Sau quá trình đánh giá, ICONIC lựa chọn xFlow HRM làm nền tảng quản trị nhân sự trung tâm với các mục tiêu:

• Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự nội bộ & cộng tác viên

• Số hóa toàn bộ quy trình HR

• Minh bạch hóa quản trị và nâng cao hiệu suất đội ngũ tư vấn

xFlow HRM được đánh giá cao nhờ khả năng linh hoạt theo mô hình doanh nghiệp dịch vụ – dự án, đồng thời đảm bảo phân quyền và bảo mật.

Giải pháp xFlow HRM triển khai tại ICONIC

1. Số hóa & chuẩn hóa hồ sơ nhân sự

xFlow HRM giúp ICONIC:

• Quản lý tập trung hồ sơ nhân sự nội bộ, cộng tác viên

• Lưu trữ hợp đồng, thông tin cá nhân, lịch sử làm việc

• Phân quyền rõ ràng theo vai trò: HR, quản lý, tư vấn viên

👉 Dữ liệu nhân sự đầy đủ – nhất quán – bảo mật.

2. Quản lý đơn từ & quy trình HR

Các nghiệp vụ như:

• Nghỉ phép, công tác

• Phê duyệt nội bộ, thay đổi thông tin nhân sự

được số hóa hoàn toàn:

• Quy trình rõ ràng, theo chuẩn doanh nghiệp quốc tế

• Theo dõi trạng thái realtime

• Lưu vết lịch sử phục vụ kiểm soát nội bộ

👉 Giảm phụ thuộc email, tăng tính kỷ luật và minh bạch.

3. Theo dõi phân bổ nhân sự theo dự án tuyển dụng

xFlow HRM hỗ trợ:

• Gắn nhân sự với từng dự án tuyển dụng, khách hàng

• Theo dõi khối lượng công việc và mức độ tham gia

• Hỗ trợ quản lý phân bổ nguồn lực hiệu quả

👉 Đảm bảo đúng người – đúng dự án – đúng thời điểm.

4. Báo cáo & phân tích nhân sự realtime

Hệ thống cung cấp:

• Báo cáo quy mô & biến động nhân sự

• Hiệu suất làm việc theo nhóm, dự án

• Dữ liệu phục vụ ra quyết định chiến lược

👉 Ban lãnh đạo ICONIC có bức tranh tổng thể về nguồn lực con người.

Lộ trình triển khai phù hợp doanh nghiệp dịch vụ nhân sự

Dự án xFlow HRM tại ICONIC được triển khai theo các bước:

1. Khảo sát mô hình vận hành doanh nghiệp tư vấn nhân sự

2. Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự hiện hữu

3. Cấu hình quy trình HR theo mô hình dịch vụ – dự án

4. Đào tạo HR và quản lý

5. Go-live và tối ưu liên tục

Cách tiếp cận này giúp chuyển đổi số diễn ra nhanh, gọn, không gián đoạn hoạt động tuyển dụng.

Kết quả đạt được sau triển khai

Sau khi đưa xFlow HRM vào vận hành, ICONIC ghi nhận:

• ⏱ Giảm mạnh thời gian xử lý nghiệp vụ HR

• 📊 Dữ liệu nhân sự tập trung, minh bạch, realtime

• 👥 Quản lý nguồn lực tư vấn viên hiệu quả hơn

• 🔐 Đáp ứng tốt yêu cầu bảo mật & tuân thủ khách hàng quốc tế

Quan trọng hơn, ICONIC đã xây dựng được nền tảng HRM hiện đại, sẵn sàng mở rộng quy mô hoạt động trong tương lai.

Góc nhìn từ xFlow

Case study ICONIC cho thấy:

Với doanh nghiệp tư vấn & cung ứng lao động, quản trị nhân sự chính là năng lực cạnh tranh cốt lõi.

Khi HRM được số hóa đúng cách:

• Con người được quản trị minh bạch

• Dự án tuyển dụng vận hành trơn tru

• Doanh nghiệp phát triển bền vững và chuyên nghiệp hơn

🚀 Doanh nghiệp nhân sự – headhunt – cung ứng lao động đang gặp khó trong quản lý HR?

xFlow HRM sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình
chuẩn hóa – số hóa – nâng tầm quản trị nguồn nhân lực.

👉 Tìm hiểu thêm tại: https://xflow.vn
👉 Nhận tư vấn triển khai xFlow HRM cho doanh nghiệp nhân sự ngay hôm nay.