Gờ Cafe – Chuỗi cà phê hơn 30 chi nhánh chuyển đổi số HRM & Báo cáo quản trị với xFlow

Trong ngành F&B – chuỗi cà phê, nơi nhân sự trẻ, biến động cao, làm việc theo ca và phân tán tại nhiều chi nhánh, quản trị nhân sự & dữ liệu vận hành chính là yếu tố quyết định khả năng mở rộng bền vững. Case study của Gờ Cafe cho thấy cách một chuỗi cà phê đang tăng trưởng nhanh đã chuẩn hóa – số hóa toàn diện quản trị nhân sự và xây dựng hệ thống báo cáo quản trị tập trung với xFlow HRM.

Tổng quan về Gờ Cafe

Gờ Cafe là chuỗi cà phê nội địa với phong cách trẻ trung, hiện đại, sở hữu:

• Hơn 30 chi nhánh hoạt động tại nhiều khu vực

• Đội ngũ nhân sự đông, trẻ, bao gồm: barista, thu ngân, quản lý cửa hàng, vận hành vùng, văn phòng

• Mô hình vận hành theo ca – theo cửa hàng – theo khu vực, hoạt động liên tục mỗi ngày

Khi quy mô vượt mốc vài chục cửa hàng, Gờ Cafe đứng trước bài toán quen thuộc của F&B:

Làm sao kiểm soát tốt nhân sự, ca làm, chi phí và hiệu suất vận hành toàn chuỗi?

Bài toán vận hành trước khi triển khai xFlow

Trước khi áp dụng xFlow HRM, Gờ Cafe gặp nhiều thách thức đặc thù của chuỗi cà phê:

1. Nhân sự phân tán tại nhiều chi nhánh

• Hồ sơ nhân sự được quản lý rời rạc tại từng cửa hàng.

• HR khó nắm tổng thể số lượng nhân sự, biến động và tình trạng làm việc toàn chuỗi.

2. Quản lý ca làm việc phức tạp

• Nhân sự làm việc theo ca sáng – chiều – tối, xoay ca liên tục.

• Chấm công, tổng hợp công chủ yếu thủ công, dễ sai sót và gây tranh chấp.

3. Quy trình HR thiếu chuẩn hóa

• Nghỉ phép, đổi ca, điều động nhân sự xử lý qua Zalo/Excel.

• Thiếu hệ thống theo dõi trạng thái và lịch sử phê duyệt.

4. Thiếu báo cáo quản trị cho ban điều hành

• Ban lãnh đạo khó nắm nhanh:

  • Tổng số nhân sự đang làm việc

  • Tỷ lệ nghỉ việc theo cửa hàng

  • Chi phí nhân sự theo chi nhánh/khu vực

Quyết định lựa chọn xFlow HRM

Sau khi đánh giá, Gờ Cafe lựa chọn xFlow HRM làm nền tảng quản trị nhân sự toàn chuỗi với mục tiêu:

• Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự từ cửa hàng đến trụ sở

• Số hóa toàn bộ nghiệp vụ HR trong F&B

• Xây dựng báo cáo quản trị realtime cho ban điều hành

xFlow HRM được lựa chọn nhờ khả năng phù hợp chuỗi F&B nhiều chi nhánh, dễ triển khai và dễ sử dụng cho quản lý cửa hàng.

Giải pháp xFlow HRM triển khai tại Gờ Cafe

1. Số hóa & quản lý tập trung hồ sơ nhân sự

xFlow HRM giúp Gờ Cafe:

• Quản lý tập trung hồ sơ nhân sự toàn bộ 30+ chi nhánh

• Lưu trữ hợp đồng, thông tin cá nhân, lịch sử làm việc

• Phân quyền rõ ràng theo: trụ sở – vùng – cửa hàng

👉 HR và ban điều hành có bức tranh nhân sự toàn chuỗi, cập nhật realtime.

2. Quản lý ca làm việc & chấm công linh hoạt

xFlow HRM hỗ trợ đặc thù F&B:

• Cấu hình ca làm việc theo từng cửa hàng

• Theo dõi ngày công, đổi ca, tăng ca

• Tổng hợp công tự động, giảm sai sót thủ công

👉 Minh bạch công – ca, giảm khiếu nại từ nhân viên cửa hàng.

3. Quản lý đơn từ & quy trình nhân sự

Các nghiệp vụ như:

• Nghỉ phép, đổi ca

• Điều động nhân sự giữa các cửa hàng

• Phê duyệt của quản lý cửa hàng & quản lý vùng

được số hóa hoàn toàn:

• Quy trình rõ ràng

• Trạng thái xử lý realtime

• Lưu vết lịch sử đầy đủ

👉 HR giảm tải hành chính, cửa hàng vận hành trơn tru hơn.

4. Báo cáo quản trị nhân sự cho ban điều hành

xFlow HRM cung cấp hệ thống báo cáo quản trị chuyên sâu cho chuỗi cafe:

• Quy mô nhân sự theo chi nhánh/khu vực

• Tỷ lệ nghỉ việc, biến động nhân sự

• Chi phí nhân sự theo cửa hàng

• So sánh hiệu suất vận hành giữa các chi nhánh

👉 Ban lãnh đạo Gờ Cafe ra quyết định dựa trên dữ liệu, không còn phụ thuộc báo cáo thủ công.

Lộ trình triển khai phù hợp chuỗi F&B

Dự án xFlow HRM tại Gờ Cafe được triển khai theo lộ trình:

1. Khảo sát mô hình vận hành chuỗi cafe

2. Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự tại các cửa hàng

3. Cấu hình ca làm, phân quyền theo cửa hàng – vùng

4. Đào tạo HR, quản lý cửa hàng, quản lý vùng

5. Go-live và tối ưu liên tục

Cách làm này giúp chuyển đổi số diễn ra nhanh, không ảnh hưởng hoạt động kinh doanh hằng ngày.

Kết quả đạt được sau triển khai

Sau khi vận hành xFlow HRM, Gờ Cafe ghi nhận:

• ⏱ Giảm mạnh thời gian xử lý nghiệp vụ nhân sự

• ☕ Quản lý đồng nhất hơn 30 chi nhánh trên một hệ thống

• 👥 Minh bạch ca làm, công, nghỉ phép

• 📊 Ban điều hành có báo cáo realtime toàn chuỗi

Quan trọng hơn, Gờ Cafe đã xây dựng được nền tảng quản trị nhân sự sẵn sàng mở rộng lên 50–100 cửa hàng.

Góc nhìn từ xFlow

Case study Gờ Cafe cho thấy:

Với chuỗi F&B, quản trị nhân sự & dữ liệu vận hành chính là “xương sống” của tăng trưởng.

Khi HRM được số hóa đúng cách:

• Cửa hàng vận hành ổn định

• Nhân sự gắn bó hơn

• Chuỗi mở rộng nhanh nhưng không rối

🚀 Bạn đang vận hành chuỗi cafe, F&B, bán lẻ nhiều chi nhánh?

xFlow HRM sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình
chuẩn hóa – số hóa – quản trị chuỗi hiệu quả.

👉 Tìm hiểu thêm tại: https://xflow.vn
👉 Nhận tư vấn triển khai xFlow HRM cho chuỗi F&B của bạn ngay hôm nay.