VÌ SAO SẾP KHÔNG NẮM ĐƯỢC NHÂN VIÊN ĐANG LÀM GÌ MỖI NGÀY? TỬ HUYỆT TRONG VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP

Trong hơn 10 năm tư vấn quản trị vận hành cho các doanh nghiệp SME tại Việt Nam, tôi thường gặp một hình ảnh quen thuộc: Người lãnh đạo luôn bận rộn với hàng trăm cuộc gọi, tin nhắn Zalo nhảy liên hồi nhưng vẫn luôn cảm thấy bất an. Câu hỏi vì sao sếp không nắm được nhân viên đang làm gì mỗi ngày trở thành một nỗi ám ảnh kinh niên.

Thực trạng chung là DN càng đông người càng rối. Khi quy mô từ 10 nhân sự lên đến 50 hoặc 100 người, các phương pháp quản lý sơ khai bắt đầu đổ vỡ. Mỗi người làm một kiểu, mọi thông tin nằm rải rác trong đầu nhân viên hoặc các nhóm chat cá nhân. Doanh nghiệp vận hành phụ thuộc hoàn toàn vào con người, dẫn đến tình trạng sếp thì "bơi" trong việc, còn nhân viên thì không rõ ưu tiên hoặc làm việc chồng chéo.

VÌ SAO DOANH NGHIỆP CÀNG LỚN CÀNG DỄ RỐI?

Nghịch lý của tăng trưởng là khi số lượng nhân sự tăng lên, hiệu quả phối hợp thường giảm xuống theo cấp số nhân nếu thiếu hệ thống quản trị quy trình bài bản. Tại các doanh nghiệp SME Việt Nam, vấn đề nằm ở "khoảng trống thông tin".

Khi doanh nghiệp lớn dần, sự giao tiếp trực tiếp bị hạn chế. Nếu không có một hệ thống ghi nhận dòng chảy công việc, sếp sẽ mất dấu các mắt xích trong chuỗi giá trị. Sự lộn xộn này không chỉ đến từ số lượng người mà còn từ sự phức tạp của các tương tác liên phòng ban. Mỗi phòng ban giống như một ốc đảo riêng biệt, và sếp chính là người phải đi "chèo thuyền" để kết nối thông tin giữa các đảo đó, thay vì đứng ở trên cao để điều phối tổng thể.

NHỮNG HỆ LỤY KHI DOANH NGHIỆP KHÔNG CÓ QUY TRÌNH CHUẨN

Việc sếp không nắm bắt được chi tiết công việc của nhân sự hàng ngày không chỉ gây mệt mỏi về tâm lý mà còn dẫn đến những tổn thất tài chính thực tế:

Thông tin bị phân mảnh và trôi lạc dữ liệu quan trọng

Khi công việc giao qua miệng hoặc chat, dữ liệu bị xé nhỏ. Sếp không biết nhân viên A đã xử lý đến đâu, nhân viên B đã nhận bàn giao chưa. Điều này dẫn đến tình trạng "quên việc" hoặc làm sai yêu cầu ban đầu của khách hàng.

Tình trạng "cha chung không ai khóc" trong phối hợp liên phòng ban

Không có quy trình chuẩn đồng nghĩa với không có điểm nút bàn giao trách nhiệm.

• Ví dụ thực tế: Một công ty sản xuất đồ nội thất tại Bình Dương thường xuyên chậm tiến độ giao hàng. Sales đổ lỗi cho Xưởng sản xuất, Xưởng đổ lỗi cho bộ phận Thu mua nguyên liệu. Sếp không thể phân định lỗi tại ai vì không có bằng chứng ghi nhận dòng việc.

Phụ thuộc quá mức vào các nhân sự "ngôi sao"

Doanh nghiệp bị bắt con tin bởi những nhân viên cũ nắm giữ bí quyết. Khi sếp không biết họ làm gì mỗi ngày, sếp sẽ lo sợ khi họ nghỉ việc. Mọi tri thức quản trị nằm trong đầu cá nhân thay vì là tài sản của tổ chức.

Chi phí ẩn khổng lồ từ việc sửa sai và làm lại

Làm sai quy trình dẫn đến lãng phí nguyên vật liệu, thời gian và công sức. Những chi phí này không xuất hiện ngay trên hóa đơn nhưng nó bào mòn lợi nhuận ròng của doanh nghiệp một cách âm thầm qua từng ngày.

Hiệu suất lao động thấp và sự trì trệ của bộ máy

Nhân viên mất 30% thời gian mỗi ngày chỉ để hỏi nhau: "Việc này làm đến đâu rồi?", "Cái này ai duyệt?". Sự thiếu rõ ràng khiến năng suất thực tế của đội ngũ thấp hơn rất nhiều so với tiềm năng.

Rủi ro pháp lý và sai sót trong quản trị tài chính

Thiếu quy trình kiểm soát chi phí hoặc phê duyệt dẫn đến thất thoát tiền bạc hoặc vi phạm các quy định pháp luật về hợp đồng, hóa đơn do nhân viên làm việc tùy tiện, thiếu sự giám sát của lãnh đạo.

DẤU HIỆU CHO THẤY DOANH NGHIỆP ĐANG THIẾU QUY TRÌNH CHUẨN

Lãnh đạo có thể nhận diện ngay qua các biểu hiện sau:

• Sếp luôn phải hỏi nhân viên tình hình công việc thay vì dữ liệu tự tìm đến sếp.

• Các cuộc họp kéo dài hàng giờ chỉ để báo cáo tiến độ thay vì bàn chiến lược.

• Một lỗi sai đơn giản lặp đi lặp lại nhiều lần dù đã nhắc nhở.

• Nhân viên mới vào mất quá nhiều thời gian để bắt nhịp vì không ai hướng dẫn bài bản.

• Mọi quyết định dù là nhỏ nhất (mua văn phòng phẩm, duyệt chi lặt vặt) đều phải qua tay sếp.

QUY TRÌNH CHUẨN GIÚP DOANH NGHIỆP VẬN HÀNH NHƯ THẾ NÀO?

Quy trình chuẩn đóng vai trò như "bản đồ điều hướng" cho mọi thành viên. Nó giúp minh bạch hóa trách nhiệm và thời gian hoàn thành cho từng tác vụ. Khi có quy trình, nhân viên biết rõ mình phải làm gì, theo tiêu chuẩn nào mà không cần sếp đứng bên cạnh đôn đốc.

Hơn thế nữa, quy trình chuẩn giúp chuẩn hóa chất lượng đầu ra. Dù là nhân viên cũ hay mới, kết quả công việc vẫn đạt được một mặt bằng chung ổn định. Đây chính là chìa khóa để sếp giải phóng bản thân khỏi việc điều hành sự vụ và tập trung vào những mục tiêu lớn hơn.

GIẢI PHÁP QUẢN LÝ QUY TRÌNH BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT)

Để trả lời thỏa đáng cho câu hỏi vì sao sếp không nắm được nhân viên đang làm gì mỗi ngày, doanh nghiệp cần một giải pháp công nghệ làm bệ đỡ cho quy trình. Đó chính là BPM.

BPM là gì?

BPM (Business Process Management) là phương pháp quản trị tập trung vào việc thiết kế, thực thi, theo dõi và tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ. Thay vì quản lý con người rời rạc, BPM quản lý "luồng công việc" xuyên suốt doanh nghiệp.

Lợi ích của BPM

Hệ thống BPM giúp sếp có cái nhìn toàn cảnh trên một màn hình duy nhất (Dashboard). Sếp sẽ thấy ngay dự án nào đang chạy tốt, khâu nào đang bị nghẽn, nhân viên nào đang quá tải. Mọi dữ liệu đều được lưu trữ tập trung, dễ dàng truy xuất và phân tích hiệu suất (KPI) một cách khách quan nhất.

So sánh quản lý thủ công vs Quản lý bằng BPM

Trong quản lý thủ công, thông tin giống như một mớ dây rợ chằng chịt qua Zalo, Email, gây mất dấu và khó kiểm soát. Ngược lại, BPM biến mọi thứ thành một "đường ống" minh bạch, nơi công việc tự động chảy từ bước này sang bước khác.

Về tính kế thừa, quản lý thủ công sẽ "mất trắng" kiến thức khi nhân sự giỏi nghỉ việc. Với BPM, toàn bộ quy trình và lịch sử xử lý đã được hệ thống hóa, nhân viên mới chỉ cần đăng nhập là có thể làm việc đúng chuẩn ngay lập tức.

Về khả năng kiểm soát, quản lý thủ công khiến sếp phải đóng vai "cảnh sát" đi hỏi han, nhắc nhở từng người. BPM đóng vai trò là "trợ lý ảo", tự động nhắc lịch công việc quá hạn cho nhân viên và báo cáo kịp thời cho lãnh đạo nếu có rủi ro về tiến độ.

KẾT LUẬN

Tình trạng vì sao sếp không nắm được nhân viên đang làm gì mỗi ngày không phải lỗi ở năng lực của sếp hay sự lười biếng của nhân viên, mà là lỗi ở hệ thống vận hành. Khi doanh nghiệp SME muốn vươn mình ra biển lớn, việc dựa vào cảm tính và sự tự giác đơn thuần là cực kỳ mạo hiểm.

Đã đến lúc các lãnh đạo cần dũng cảm thực hiện chuyển đổi số vận hành. Xây dựng quy trình chuẩn và áp dụng giải pháp BPM không chỉ giúp bạn nắm bắt công việc trong lòng bàn tay, mà còn tạo tiền đề vững chắc cho sự tăng trưởng bứt phá trong tương lai.

Gợi mở giải pháp BPM / Workflow giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, giảm phụ thuộc con người, tăng hiệu suất và sẵn sàng mở rộng quy mô. Đừng để bộ máy của bạn vận hành trong "bóng tối", hãy thắp sáng nó bằng sức mạnh của quản trị quy trình hiện đại!

Bạn có muốn tôi giúp phác thảo một "bản đồ luồng công việc" cho phòng ban đang khiến bạn đau đầu nhất hiện nay không?