KHÔNG ĐO ĐƯỢC HIỆU SUẤT LÀM VIỆC THÌ QUẢN TRỊ KIỂU GÌ? NỖI ĐAU CỦA CEO SME

Trong hơn 10 năm tư vấn quản trị vận hành cho hàng trăm doanh nghiệp SME tại Việt Nam, tôi thường bắt đầu buổi làm việc với các CEO bằng một câu hỏi: "Anh/chị dựa trên con số nào để biết nhân viên của mình đang làm việc hiệu quả?".

Câu trả lời thường nhận được là những cái lắc đầu ngao ngán hoặc những thước đo cảm tính kiểu "thấy họ cũng bận", "thấy doanh thu vẫn về". Thực trạng hiện nay là doanh nghiệp càng đông người càng rối. Mỗi người làm một kiểu, dữ liệu nằm rải rác trong tin nhắn Zalo, Email, Excel. Khi việc quản trị phụ thuộc quá lớn vào con người và sự tự giác, nhà lãnh đạo sẽ rơi vào cái bẫy của sự "mông lung". Không đo được hiệu suất làm việc thì quản trị kiểu gì? Đây không chỉ là một câu hỏi, đó là một lời cảnh báo về sự sụp đổ của bộ máy vận hành khi quy mô tăng trưởng vượt quá tầm kiểm soát của trí nhớ và cảm quan.

VÌ SAO DOANH NGHIỆP CÀNG LỚN CÀNG DỄ RỐI?

Tại sao khi công ty có 5-10 người, mọi thứ chạy rất mượt, nhưng khi chạm ngưỡng 50-300 nhân sự, mọi thứ lại trở nên hỗn loạn?

Lý do chính là sự "đứt gãy" của các luồng thông tin. Trong một doanh nghiệp nhỏ, sự truyền miệng có thể vận hành tốt. Nhưng khi quy mô lớn dần, các mối quan hệ giao tiếp tăng theo cấp số nhân, tạo ra các "ốc đảo thông tin". Nếu không có một giải pháp bpm để định hình dòng chảy công việc, mỗi nhân viên sẽ tự tạo ra một quy trình riêng. Khi đó, sếp không thể biết một đầu việc đang "tắc" ở đâu, ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng, và quan trọng nhất là không có dữ liệu để đo lường xem ai đang làm nhanh, ai đang làm chậm. Sự thiếu minh bạch này chính là mảnh đất màu mỡ cho sự trì trệ nảy mầm.

NHỮNG HỆ LỤY KHI DOANH NGHIỆP KHÔNG CÓ QUY TRÌNH CHUẨN

Khi không thể đo lường và thiếu quy chuẩn, doanh nghiệp sẽ phải trả giá bằng những hệ lụy vô cùng đắt đỏ:

Thất thoát chi phí ẩn kinh khủng

Ví dụ thực tế tại một doanh nghiệp F&B quy mô 15 cửa hàng: Do không có quy trình kiểm soát hao hụt nguyên vật liệu và không đo lường được hiệu suất của từng ca trực, doanh nghiệp này đã thất thoát gần 10% doanh thu mỗi tháng do lãng phí và gian lận. Khi không có con số để so sánh, CEO mặc định đó là "chi phí vận hành tất yếu" cho đến khi áp dụng hệ thống số hóa.

Hiệu suất lao động ảo - Nhân viên bận nhưng không hiệu quả

Nhân viên lúc nào cũng báo bận, lúc nào cũng làm thêm giờ, nhưng kết quả kinh doanh không tăng. Thực tế, họ bận xử lý những sai sót của nhau, bận đi tìm dữ liệu bị mất, hoặc bận làm những việc không tạo ra giá trị do quy trình bị chồng chéo.

Sự phụ thuộc độc quyền vào các cá nhân "ngôi sao"

Khi cách làm việc nằm trong đầu nhân sự mà không nằm trên hệ thống, doanh nghiệp bị "bắt con tin". Nếu nhân sự đó nghỉ việc, toàn bộ quy trình tại bộ phận đó sẽ tê liệt. Đây là rủi ro quản trị cực lớn khiến doanh nghiệp không thể nhân bản mô hình thành công.

Văn hóa đổ lỗi và mâu thuẫn nội bộ gay gắt

Tại các doanh nghiệp đa phòng ban, việc không có bằng chứng về kết quả bàn giao công việc là nguyên nhân hàng đầu gây ra mâu thuẫn. Sales đổ lỗi cho Sản xuất chậm, Sản xuất đổ lỗi cho Kế toán chưa duyệt vật tư. Không có quy trình chuẩn, ai cũng có lý lẽ của riêng mình.

Trải nghiệm khách hàng sụt giảm nghiêm trọng

Trong ngành dịch vụ, khách hàng cần sự nhất quán. Nếu quy trình không chuẩn, hôm nay khách nhận được dịch vụ tốt, mai lại nhận dịch vụ tệ tùy vào tâm trạng của nhân viên. Sự không ổn định này giết chết niềm tin của khách hàng trung thành.

Khó khăn trong việc đào tạo và hòa nhập nhân sự mới

Nhân sự mới vào giống như "người mù sờ voi". Họ mất 3-6 tháng chỉ để hiểu xem công ty vận hành thế nào vì không có hướng dẫn workflow rõ ràng. Chi phí đào tạo và cơ hội bị lãng phí vô cùng lớn.

CEO bị "giam cầm" trong các sự vụ vụn vặt

Thay vì dành thời gian cho chiến lược, CEO phải dành 80% quỹ thời gian để đi giải quyết các mâu thuẫn phòng ban và kiểm tra xem nhân viên có làm việc hay không. Lãnh đạo trở thành "người chữa cháy" thay vì "người cầm lái".

Mất khả năng cạnh tranh và mở rộng quy mô

Một doanh nghiệp vận hành bằng "cơm" và cảm tính sẽ không bao giờ có đủ sức bền để cạnh tranh với các đối thủ đã chuyển đổi số. Khi quy trình không thể nhân bản, việc mở rộng quy mô chỉ đồng nghĩa với việc nhân bản sự hỗn loạn.

DẤU HIỆU CHO THẤY DOANH NGHIỆP ĐANG THIẾU QUY TRÌNH CHUẨN

Hãy kiểm tra xem doanh nghiệp của bạn có những biểu hiện sau không:

• Mọi báo cáo tiến độ đều được thực hiện thủ công qua Excel hoặc tin nhắn chat.

• Một lỗi sai đơn giản lặp đi lặp lại nhiều lần ở các bộ phận khác nhau.

• Nhân viên thường xuyên dùng câu "Em tưởng là..." hoặc "Em không nghe ai nói".

• Sếp cảm thấy "ngợp" vì lượng thông tin đổ về quá nhiều nhưng vẫn không nắm được bức tranh tổng thể.

• Không thể đánh giá thưởng phạt nhân viên một cách công bằng dựa trên dữ liệu.

QUY TRÌNH CHUẨN GIÚP DOANH NGHIỆP VẬN HÀNH NHƯ THẾ NÀO?

Một hệ thống quy trình chuẩn giống như một dây chuyền lắp ráp tự động:

• Mọi bước đều có định nghĩa: Đầu ra của khâu này là đầu vào của khâu kia, không có khoảng trống cho sự nhầm lẫn.

• Đo lường được thời gian thực: Sếp biết chính xác mỗi tác vụ mất bao lâu, khâu nào đang là "nút thắt cổ chai".

• Minh bạch hóa trách nhiệm: Ai làm, làm như thế nào, kết quả ra sao đều được lưu vết trên hệ thống.

GIẢI PHÁP QUẢN LÝ QUY TRÌNH BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT)

Để trả lời câu hỏi "quản trị kiểu gì", câu trả lời chính là áp dụng BPM.

BPM là gì?

BPM (Business Process Management) là phương pháp quản trị tập trung vào việc thiết kế, thực thi, giám sát và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Thay vì quản lý con người, BPM quản lý luồng công việc.

Lợi ích của BPM mang lại

• Số hóa toàn bộ tri thức vận hành của doanh nghiệp.

• Tự động hóa các luồng phê duyệt, thông báo nhắc việc.

• Giảm 50-70% thời gian cho các cuộc họp đối soát dữ liệu không cần thiết.

So sánh Quản lý thủ công và Quản lý qua BPM

Sự khác biệt trong tư duy vận hành được thể hiện qua các khía cạnh:

Về cách thức giao việc: Quản trị thủ công giao việc qua miệng hoặc tin nhắn, rất dễ trôi và mất dấu. BPM giao việc qua hệ thống workflow, có thời hạn, có tiêu chuẩn và tự động nhắc nhở khi đến hạn.

Về đo lường hiệu suất: Quản trị thủ công đánh giá nhân viên dựa trên sự nhiệt tình hoặc báo cáo tự viết (độ chính xác thấp). BPM cung cấp báo cáo đo lường thực tế: ai hoàn thành đúng hạn bao nhiêu %, chất lượng đầu ra bị trả lại bao nhiêu lần. Đây là dữ liệu trung thực để tính KPI.

Về tính minh bạch: Quản trị thủ công khiến tiến độ nằm trong "vùng tối", sếp phải hỏi mới biết. BPM hiển thị toàn bộ tiến độ dự án trên Dashboard thời gian thực, giúp sếp can thiệp ngay khi có dấu hiệu trễ hạn.

Về khả năng cải tiến: Quản trị thủ công khiến sếp không biết cải tiến từ đâu. BPM chỉ rõ khâu nào đang gây lãng phí thời gian nhất, từ đó doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi số tập trung vào đúng chỗ đau để tăng hiệu suất.

KẾT LUẬN

Không đo được hiệu suất làm việc thì quản trị kiểu gì? Câu trả lời duy nhất là bạn chỉ đang "cai trị" bằng quyền lực thay vì "quản trị" bằng hệ thống. Để thoát khỏi vòng xoáy của sự hỗn loạn và mệt mỏi, doanh nghiệp SME Việt Nam cần dũng cảm cắt bỏ những quy trình thủ công lạc hậu để tiến tới quản trị quy trình bài bản.

Ứng dụng giải pháp BPM không phải là một chi phí tốn kém, đó là khoản đầu tư cho sự ổn định và bền vững. Khi mọi thứ đã được đo lường, minh bạch và tự động hóa, doanh nghiệp của bạn sẽ có một "bộ gen" vận hành khỏe mạnh để sẵn sàng vươn tầm cao mới.

Gợi mở giải pháp BPM / Workflow giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, giảm phụ thuộc con người, tăng hiệu suất và sẵn sàng mở rộng quy mô. Hãy bắt đầu đo lường để thực sự quản trị doanh nghiệp của mình ngay hôm nay!

Bạn có muốn biết chính xác hiệu suất thực tế của đội ngũ mình đang ở đâu? Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn lộ trình BPM tối ưu cho đặc thù doanh nghiệp của bạn!