DỰ ÁN CÀNG LỚN CÀNG RỐI – SAI LẦM PHỔ BIẾN KHI QUẢN LÝ THỦ CÔNG VÀ LỐI THOÁT CHO SME

Trong hơn 10 năm tư vấn quản trị vận hành (BPM) cho các doanh nghiệp SME tại Việt Nam, tôi đã chứng kiến một nghịch lý: Nhiều chủ doanh nghiệp rất giỏi tìm kiếm đơn hàng, nhưng lại thất bại trong việc bàn giao dự án. Khi công ty chỉ có 5-10 người, sếp có thể quán xuyến mọi việc bằng miệng. Nhưng khi quy mô chạm ngưỡng 30, 50 hay 100 nhân sự, thực trạng dự án càng lớn càng rối – sai lầm phổ biến khi quản lý thủ công bắt đầu lộ rõ.

Mỗi người làm một kiểu, dữ liệu nằm rải rác trong tin nhắn Zalo cá nhân, thông tin bị tam sao thất bản và mọi tiến độ đều phụ thuộc vào sự tự giác hoặc trí nhớ của con người. Kết quả là sếp trở thành "người chữa cháy" toàn thời gian, còn nhân viên thì loay hoay trong mớ bòng bong công việc không tên.

VÌ SAO DOANH NGHIỆP CÀNG LỚN CÀNG DỄ RỐI?

Sự hỗn loạn trong vận hành không tự nhiên sinh ra, nó là kết quả của việc "tăng trưởng nóng" nhưng thiếu bệ đỡ quy trình. Tại các SME Việt Nam, sự lộn xộn thường đến từ ba yếu tố chính:

• Khoảng cách thông tin: Khi số lượng nhân sự tăng, các mắt xích giao tiếp bắt đầu bị đứt gãy. Một thông tin từ Sales chuyển sang Kế toán, rồi qua Kho và Sản xuất dễ bị biến dạng nếu không có một luồng chảy dữ liệu thống nhất.

• Sự phức tạp của tương tác liên phòng ban: Các dự án lớn đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng. Nếu không có "nhạc trưởng" là quy trình số, các phòng ban sẽ có xu hướng làm việc như những ốc đảo riêng biệt.

• Tư duy quản trị theo vụ việc: Thay vì quản lý bằng hệ thống, sếp vẫn duy trì thói quen quản lý theo từng đầu việc phát sinh, dẫn đến tình trạng chồng chéo và mất kiểm soát khi khối lượng công việc tăng cao.

NHỮNG HỆ LỤY KHI DOANH NGHIỆP KHÔNG CÓ QUY TRÌNH CHUẨN

Khi một doanh nghiệp vận hành dựa trên kinh nghiệm và sự truyền miệng, những hệ lụy sau đây là không thể tránh khỏi:

Thất thoát dữ liệu và thông tin dự án

Dữ liệu dự án bị phân mảnh trên Email, Zalo, Excel cá nhân. Khi một nhân sự nghỉ việc đột xuất, toàn bộ lịch sử trao đổi với khách hàng và các tệp quan trọng cũng "ra đi" theo họ. Doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian để chắp vá lại thông tin, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín với đối tác.

Tình trạng "cha chung không ai khóc"

Vì không có quy trình chuẩn xác định điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi bộ phận, khi có sự cố xảy ra, các phòng ban bắt đầu đổ lỗi cho nhau. Sales bảo Kế toán chưa duyệt, Kế toán bảo Sản xuất chưa báo cáo, Sản xuất bảo Kho hết hàng. Sự thiếu minh bạch trong trách nhiệm khiến dự án đình trệ.

Phụ thuộc quá mức vào các "ngôi sao" nhân sự

SME thường bị bắt con tin bởi những nhân sự cũ nắm giữ "quy trình ngầm". Sếp không dám nhắc nhở hay thay đổi vì lo sợ họ nghỉ thì không ai thay thế được. Điều này tạo ra một môi trường làm việc thiếu công bằng và kìm hãm sự sáng tạo của người mới.

Chi phí ẩn và sự lãng phí tài nguyên

Sửa sai luôn tốn kém hơn làm đúng ngay từ đầu. Một ví dụ thực tế tại một công ty sản xuất F&B ở Long An: Do quy trình bàn giao từ Sales sang Sản xuất không chuẩn, công nhân đã sản xuất nhầm 2000 sản phẩm sai quy cách bao bì. Hậu quả là doanh nghiệp mất trắng chi phí nguyên liệu và nhân công, kèm theo án phạt từ khách hàng.

Sụt giảm hiệu suất lao động nghiêm trọng

Nhân viên mất trung bình 25-30% thời gian mỗi ngày chỉ để đi hỏi: "Việc này làm tiếp thế nào?", "Ai là người duyệt bước này?". Sự trì trệ này khiến bộ máy vận hành cồng kềnh nhưng kết quả đầu ra lại cực kỳ khiêm tốn.

Mất dấu tiến độ và cơ hội kinh doanh

Lãnh đạo không nắm được tiến độ dự án theo thời gian thực. Đến khi nhận ra dự án đang "cháy" thì đã quá muộn để can thiệp. Việc chậm trễ giao hàng hoặc dịch vụ kém chất lượng khiến khách hàng rời đi, tạo điều kiện cho đối thủ chiếm lĩnh thị phần.

DẤU HIỆU CHO THẤY DOANH NGHIỆP ĐANG THIẾU QUY TRÌNH CHUẨN

Bạn có thể dễ dàng nhận diện lỗ hổng vận hành qua các dấu hiệu:

• Sếp luôn phải có mặt để xử lý những việc vụn vặt nhất.

• Các cuộc họp diễn ra liên miên chỉ để báo cáo tiến độ thay vì giải quyết vấn đề.

• Nhân viên mới vào mất 2-3 tháng mới bắt nhịp được công việc vì không có tài liệu hướng dẫn.

• Tỷ lệ sai sót trong đơn hàng hoặc dịch vụ cao hơn mức 5%.

• Hồ sơ, chứng từ luôn trong tình trạng "thất lạc" hoặc tìm kiếm rất khó khăn.

QUY TRÌNH CHUẨN GIÚP DOANH NGHIỆP VẬN HÀNH NHƯ THẾ NÀO?

Quy trình chuẩn là "xương sống" của doanh nghiệp chuyên nghiệp. Nó biến những hành động tự phát thành một dòng chảy logic và có thể dự đoán được. Khi có quy trình:

• Mọi thành viên biết rõ vai trò và thời hạn của mình.

• Chất lượng đầu ra đồng nhất, không phụ thuộc vào việc nhân viên đó có đang vui hay buồn.

• Dữ liệu được tích lũy thành tài sản trí tuệ của công ty, giúp việc đào tạo nhân sự mới diễn ra cực kỳ nhanh chóng.

GIẢI PHÁP QUẢN LÝ QUY TRÌNH BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT)

Để giải quyết triệt để bài toán dự án càng lớn càng rối – sai lầm phổ biến khi quản lý thủ công, doanh nghiệp cần một giải pháp công nghệ làm bệ đỡ. Đó chính là BPM.

BPM là gì?

BPM (Business Process Management) là phương pháp quản trị tập trung vào việc thiết kế, thực hiện, giám sát và tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ. Thay vì quản lý theo đầu việc rời rạc, BPM quản lý "luồng công việc" xuyên suốt các phòng ban.

Lợi ích của BPM mang lại cho SME

Hệ thống BPM giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình. Mỗi khi một công việc bắt đầu, hệ thống sẽ tự động điều hướng công việc đến người có trách nhiệm theo đúng trình tự đã định. Lãnh đạo có thể theo dõi toàn bộ "sức khỏe" của doanh nghiệp thông qua các biểu đồ trực quan, phát hiện ra các "điểm nghẽn" để can thiệp kịp thời.

Sự khác biệt bản chất: Quản trị thủ công vs Quản trị bằng BPM

Thay vì dùng bảng so sánh, hãy nhìn vào cách thức vận hành:

• Về tính kiểm soát: Trong quản lý thủ công, sếp phải đóng vai "cảnh sát" đi đôn đốc từng người. Với BPM, hệ thống đóng vai trò "trợ lý ảo", tự động nhắc việc, cảnh báo quá hạn và báo cáo tiến độ không cần sự tác động của con người.

• Về tính chính xác: Quản lý thủ công dựa trên sự tự giác (rất dễ sai sót). BPM bắt buộc mọi bước phải được hoàn thành đúng điều kiện mới được chuyển sang bước tiếp theo, đảm bảo tính tuân thủ quy trình tuyệt đối.

• Về khả năng tối ưu: Quản lý thủ công khiến sếp không biết doanh nghiệp "yếu" ở đâu. BPM cung cấp các chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) chi tiết, giúp bạn biết chính xác bước nào đang tốn nhiều thời gian nhất để cải tiến.

• Về tính kế thừa: Quản lý thủ công mất trắng dữ liệu khi người giỏi nghỉ việc. BPM lưu trữ mọi tri thức vận hành vào hệ thống, nhân viên mới chỉ cần đăng nhập là có thể làm việc đúng chuẩn ngay lập tức.

KẾT LUẬN

Tình trạng dự án càng lớn càng rối – sai lầm phổ biến khi quản lý thủ công là dấu hiệu cho thấy bộ máy của bạn đã chạm đến giới hạn của việc quản trị bằng cảm tính. Nếu muốn vươn lên quy mô lớn hơn, bạn không thể mang theo chiếc xe đạp cũ để đua trên đường cao tốc.

Đầu tư vào quy trình chuẩn và áp dụng giải pháp BPM không phải là một chi phí, mà là khoản đầu tư cho sự trường tồn của doanh nghiệp. Nó giúp giải phóng lãnh đạo, nâng tầm nhân sự và mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng thông qua sự chuyên nghiệp và nhất quán.

Gợi mở giải pháp BPM / Workflow giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, giảm phụ thuộc con người, tăng hiệu suất và sẵn sàng mở rộng quy mô. Hãy bắt đầu hành trình chuyển đổi số vận hành ngay hôm nay để đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới!

Bạn có muốn tôi hỗ trợ phác thảo một bản đồ quy trình mẫu dành riêng cho ngành hàng của bạn để thấy rõ sự khác biệt khi áp dụng BPM không?