VÌ SAO DOANH NGHIỆP QUẢN LÝ CÔNG VIỆC BẰNG EXCEL DỄ THẤT BẠI TRONG KỶ NGUYÊN SỐ?

Trong hành trình hơn 10 năm tư vấn quản trị vận hành cho các doanh nghiệp SME tại Việt Nam, tôi đã chứng kiến một nghịch lý: Nhiều CEO rất tự hào vì doanh nghiệp tăng trưởng nhân sự nhanh chóng, nhưng chính họ lại là người mệt mỏi nhất. Sáng sớm mở mắt ra là hàng chục nhóm Zalo nhảy tin nhắn, hàng loạt file Excel báo cáo sai lệch và những cuộc họp xử lý sự cố kéo dài vô tận.

Thực trạng chung là khi quy mô còn nhỏ, Excel là vị cứu tinh. Nhưng khi doanh nghiệp đông người hơn, quản lý công việc bằng Excel trở thành một rào cản vô hình. Mỗi nhân viên làm một kiểu, dữ liệu nằm rải rác và mọi thứ vận hành dựa trên trí nhớ hoặc sự tận tâm của một vài cá nhân nòng cốt. Đây chính là điểm bắt đầu của sự trì trệ và thất bại trong vận hành.

1. VÌ SAO DOANH NGHIỆP CÀNG LỚN CÀNG DỄ RỐI?

Khi quy mô nhân sự mở rộng, độ phức tạp của sự phối hợp tăng lên theo cấp số nhân. Một quy trình bán hàng khi có 5 người rất đơn giản, nhưng khi có 50 người thuộc nhiều phòng ban khác nhau như Sales, Kho, Kế toán, mọi thứ sẽ khác hoàn toàn.

Quản lý công việc bằng Excel bản chất là quản lý tĩnh. Nó chỉ ghi lại kết quả sau khi sự việc đã xảy ra. Khi số lượng dòng kẻ trên Excel lên tới hàng nghìn, việc đối soát dữ liệu trở thành một cực hình. Doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mất kết nối: Sếp không biết nhân viên đang làm gì, phòng ban này không biết tiến độ của phòng ban kia, và khách hàng là người cuối cùng phải chịu đựng sự chậm trễ này.

2. NHỮNG HỆ LỤY KHI DOANH NGHIỆP QUẢN LÝ CÔNG VIỆC BẰNG EXCEL

Việc cố chấp duy trì các công cụ thủ công khi bộ máy đã lớn mạnh sẽ dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng về cả hiệu suất lẫn chi phí quản trị vận hành doanh nghiệp (BPM).

Dữ liệu phân mảnh và thiếu tính nhất quán

Mỗi bộ phận sở hữu một file Excel riêng khiến dữ liệu không được đồng bộ theo thời gian thực. Một doanh nghiệp F&B có nhiều chi nhánh thường gặp lỗi chi nhánh báo hết hàng nhưng thực tế kho tổng vẫn còn, gây mất cơ hội bán hàng.

Quy trình đứt gãy và nghẽn cổ chai

Excel không có tính năng luồng công việc (Workflow). Khi một bước hoàn thành, hệ thống không tự động thông báo cho người kế tiếp. Trong sản xuất, lệnh sản xuất đã ký nhưng bộ phận vật tư không biết để chuẩn bị nguyên liệu chỉ vì thiếu một email gửi file.

Phụ thuộc quá lớn vào cá nhân

Quản lý công việc bằng Excel thường khiến quy trình chỉ nằm trong đầu nhân sự. Nếu nhân viên nòng cốt nghỉ việc và mang theo các file cá nhân, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng tê liệt vận hành ngay lập tức.

Khó khăn trong việc kiểm soát tiến độ và KPI

Sếp chỉ biết nhân viên làm việc hay không thông qua báo cáo cuối ngày. Tuy nhiên, số liệu trên Excel rất dễ được làm đẹp. CEO không thể biết chính xác một công việc đang bị tắc ở đâu và do ai chịu trách nhiệm chính.

Thất thoát thông tin và bảo mật kém

File Excel rất dễ bị sao chép hoặc vô tình bị xóa dữ liệu. Đối với các doanh nghiệp dịch vụ, việc để nhân viên quản lý toàn bộ data khách hàng trên file cá nhân là một rủi ro bảo mật cực kỳ nguy hiểm.

Chi phí ẩn tăng cao từ sai sót thủ công

Chúng ta tưởng Excel miễn phí, nhưng thực tế chi phí thời gian nhân viên ngồi nhập liệu và chi phí xử lý những sai sót do nhầm lẫn dữ liệu gây ra thường lớn hơn rất nhiều so với đầu tư công nghệ.

3. DẤU HIỆU CHO THẤY DOANH NGHIỆP ĐANG THIẾU QUY TRÌNH CHUẨN

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp phải những tình trạng dưới đây, đã đến lúc bạn phải khai tử việc quản lý công việc bằng Excel để chuyển sang các giải pháp bền vững hơn.

Họp hành quá nhiều: Các cuộc họp chỉ xoay quanh việc đối soát số liệu và hỏi xem công việc đã làm đến đâu rồi thay vì bàn chiến lược.

Lãnh đạo quá bận rộn: CEO phải trực tiếp xử lý những sự vụ vặt vãnh mà đúng ra hệ thống quy trình phải tự vận hành trơn tru.

Phòng ban đổ lỗi lẫn nhau: Khi có sự cố, không ai nhận trách nhiệm vì không có bằng chứng lịch sử công việc rõ ràng trên một hệ thống chung.

Sai sót lặp lại: Cùng một lỗi sai trong khâu báo giá hoặc giao hàng xảy ra từ tháng này qua tháng khác mà không có giải pháp triệt để.

Khách hàng phàn nàn về tốc độ: Quy trình chậm chạp khiến khách hàng phải chờ đợi lâu, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và doanh thu doanh nghiệp.

4. QUY TRÌNH CHUẨN GIÚP DOANH NGHIỆP VẬN HÀNH NHƯ THẾ NÀO?

Khi thoát ly khỏi Excel và áp dụng quản lý theo quy trình, doanh nghiệp sẽ lột xác về mặt hiệu suất và tính ổn định.

Vận hành tự động: Công việc chuyển giao giữa các bộ phận mượt mà nhờ hệ thống thông báo tự động. Sales chốt đơn, Kế toán và Kho nhận lệnh ngay lập tức mà không cần nhắc nhở.

Minh bạch hóa trách nhiệm: Mỗi cá nhân biết rõ mình phải làm gì, khi nào hoàn thành và ai là người tiếp nhận kết quả tiếp theo trong luồng Workflow.

Quyết định dựa trên dữ liệu: CEO có báo cáo thực tế để điều chỉnh chiến lược kinh doanh kịp thời thay vì dự đoán cảm tính dựa trên những file báo cáo cũ.

5. GIẢI PHÁP QUẢN LÝ QUY TRÌNH BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT)

BPM không còn là khái niệm xa lạ với các SME Việt Nam muốn bứt phá. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp thiết kế, thực hiện, giám sát và tối ưu hóa các luồng công việc một cách chuyên nghiệp.

So sánh bản chất quản trị giữa Excel và BPM

Về tính cập nhật dữ liệu Quản lý bằng Excel thường chậm trễ và phải nhập tay hoàn toàn. Ngược lại, giải pháp BPM cập nhật dữ liệu thời gian thực, mọi thay đổi đều được hệ thống ghi nhận ngay lập tức.

Về tính liên kết bộ phận Excel hoạt động rời rạc, thiếu tính kết nối luồng việc. Hệ thống BPM xây dựng chuỗi giá trị xuyên suốt các phòng ban, giúp thông tin chảy liên tục không điểm dừng.

Về khả năng kiểm soát tiến độ Trên Excel, việc kiểm soát rất khó khăn và dễ bị làm giả số liệu. Với BPM, tiến độ công việc minh bạch đến từng bước, cho phép quản lý nhận diện điểm nghẽn cổ chai ngay khi nó mới phát sinh.

Về mức độ bảo mật thông tin File Excel có độ bảo mật thấp, dễ mất mát hoặc bị sao chép trái phép. Giải pháp quản lý quy trình BPM cho phép phân quyền sâu đến từng trường dữ liệu, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài sản doanh nghiệp.

KẾT LUẬN

Quản lý công việc bằng Excel từng là một công cụ tốt, nhưng trong giai đoạn doanh nghiệp cần tăng tốc và chuẩn hóa, nó đã trở thành một chiếc phanh kìm hãm sự phát triển. Để không bị hụt hơi trước đối thủ, SME Việt Nam cần thay đổi tư duy, chuyển từ quản lý theo sự vụ sang quản lý theo quy trình chuẩn hóa.

Áp dụng giải pháp BPM và Workflow chính là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp của bạn vận hành trơn tru, giảm phụ thuộc vào con người và tối ưu hóa lợi nhuận. Hãy bắt đầu chuẩn hóa quy trình ngay hôm nay để xây dựng một bộ máy tự vận hành và sẵn sàng mở rộng quy mô bền vững.

Bạn đang tìm kiếm một phương thức để giải phóng lãnh đạo khỏi những file Excel chồng chéo? Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn giải pháp BPM phù hợp nhất với đặc thù doanh nghiệp của bạn.