MẤT KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ DỰ ÁN KHI LÀM VIỆC TỪ XA: NỖI ĐAU VÀ GIẢI PHÁP CHO SME

Trong hơn một thập kỷ tư vấn quản trị vận hành cho các doanh nghiệp SME tại Việt Nam, từ lĩnh vực F&B, sản xuất cho đến dịch vụ đa phòng ban, tôi nhận thấy một xu hướng đáng lo ngại: Cứ 10 doanh nghiệp chuyển sang mô hình hỗn hợp (hybrid) hoặc remote thì có đến 7 doanh nghiệp rơi vào tình trạng mất kiểm soát tiến độ dự án khi làm việc từ xa.

Thực trạng này thường bắt đầu một cách âm thầm. Doanh nghiệp càng đông người, các nhóm Zalo càng nhảy tin nhắn liên tục nhưng việc thì vẫn tắc. Khi không còn ngồi cạnh nhau để trao đổi trực tiếp, mỗi nhân sự bắt đầu làm việc theo một kiểu riêng, dựa trên thói quen cá nhân. Lãnh đạo dần mất đi sợi dây liên kết với thực tế vận hành, dẫn đến sự phụ thuộc hoàn toàn vào tính tự giác của con người – một biến số cực kỳ rủi ro trong quản trị.

VÌ SAO DOANH NGHIỆP CÀNG LỚN CÀNG DỄ RỐI KHI VẬN HÀNH TỪ XA?

Khi quy mô nhân sự mở rộng từ 10 lên 100 hay 300 người, độ phức tạp của sự phối hợp tăng theo cấp số nhân. Trong môi trường làm việc trực tiếp, sự "rối" có thể được khỏa lấp bằng cách sang tận bàn nhắc nhở hoặc họp nhanh 5 phút. Tuy nhiên, khi làm việc từ xa, mọi khoảng cách địa lý đều khuếch đại những lỗ hổng trong quy trình hiện có.

Nguyên nhân cốt lõi là doanh nghiệp chưa xây dựng được một hệ thần kinh số trung tâm. Thông tin giống như những hòn đảo cô đơn nằm trên máy tính cá nhân của nhân viên, trong email hoặc các file Excel rời rạc. Khi thiếu một hệ thống quản trị vận hành doanh nghiệp (BPM) đủ mạnh, luồng công việc bị ngắt quãng liên tục. Lãnh đạo không thể biết ai đang làm gì, dự án đang tắc ở đâu cho đến khi sự cố đã thực sự xảy ra, khiến việc cứu vãn trở nên vô cùng tốn kém.

NHỮNG HỆ LỤY KHI DOANH NGHIỆP KHÔNG CÓ QUY TRÌNH CHUẨN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

Việc thiếu vắng một luồng công việc (Workflow) rõ ràng và thống nhất dẫn đến hàng loạt hệ lụy dây chuyền, bào mòn lợi nhuận và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

Đứt gãy dòng chảy thông tin nội bộ

Sự thiếu hụt một nguồn dữ liệu duy nhất khiến Sales báo giá một đằng, sản xuất lại làm một nẻo vì chưa cập nhật được yêu cầu mới nhất từ khách hàng qua email. Sự đứt gãy này không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn trực tiếp làm giảm năng lực cạnh tranh.

Hiệu suất nhân sự sụt giảm nhưng chi phí vận hành tăng

Nhân viên mất quá nhiều thời gian cho những việc không tên như tìm file, đợi sếp duyệt qua tin nhắn hoặc giải trình về các công việc đã làm. Thực tế cho thấy, chi phí ẩn để duy trì một bộ máy làm việc tay chân từ xa thường cao gấp 3 lần so với đầu tư vào công nghệ quản lý.

Rủi ro phụ thuộc quá mức vào các ngôi sao cá nhân

Khi quy trình nằm trong đầu nhân viên nòng cốt, doanh nghiệp sẽ bị bắt con tin. Chỉ cần một nhân sự nghỉ ốm hoặc mất kết nối, toàn bộ dự án sẽ dừng lại vì không ai biết bước tiếp theo phải làm gì hoặc dữ liệu quan trọng nằm ở đâu.

Mất khả năng kiểm soát chất lượng đồng nhất

Trong ngành F&B hay dịch vụ, việc thiếu quy trình chuẩn khiến mỗi chi nhánh hoặc mỗi cá nhân làm việc theo một tiêu chuẩn khác nhau. Điều này dẫn đến sự không đồng nhất trong trải nghiệm khách hàng, hủy hoại giá trị thương hiệu mà doanh nghiệp đã dày công xây dựng.

Chậm trễ trong việc đưa ra các quyết định quản trị

Lãnh đạo thường nhận được báo cáo sau khi dự án đã trễ deadline hàng tuần. Việc thiếu báo cáo thời gian thực khiến CEO như người lái xe trong sương mù, không thể dự báo trước các rủi ro về dòng tiền, tiến độ hay nguồn lực để điều chỉnh kịp thời.

Gia tăng sự xung đột và đổ lỗi giữa các phòng ban

Khi không có bằng chứng lịch sử công việc minh bạch, các bộ phận Sales, Kho và Kế toán thường xuyên đổ lỗi cho nhau khi đơn hàng bị chậm. Điều này tạo ra văn hóa doanh nghiệp tiêu cực, làm nản lòng những nhân sự có tâm huyết.

Thất thoát dữ liệu và rủi ro bảo mật thông tin

Quản lý từ xa qua các nền tảng cá nhân khiến dữ liệu doanh nghiệp bị phân tán khắp nơi. Đây là lỗ hổng để thông tin khách hàng hoặc bí mật kinh doanh bị rò rỉ ra ngoài, gây thiệt hại không thể đong đếm về tài chính.

DẤU HIỆU CHO THẤY DOANH NGHIỆP ĐANG THIẾU QUY TRÌNH CHUẨN

Để biết liệu tình trạng mất kiểm soát tiến độ dự án khi làm việc từ xa có phải do lỗi vận hành hay không, lãnh đạo cần quan sát những dấu hiệu báo động đỏ sau:

Lãnh đạo liên tục phải hỏi nhân viên việc này xong chưa qua Zalo hoặc điện thoại vì không có chỗ nào để xem tiến độ tổng thể.

Nhân viên phản ánh rằng họ bị ngập trong các cuộc họp trực tuyến chỉ để báo cáo những việc mà lẽ ra hệ thống phải tự động hiển thị.

Cùng một lỗi sai chuyên môn lặp đi lặp lại ở nhiều dự án khác nhau mặc dù đã được nhắc nhở nhiều lần trước đó.

Thời gian phê duyệt các đề xuất, chi phí bị kéo dài chỉ vì sếp không tìm thấy tin nhắn hoặc file yêu cầu bị trôi trong nhóm chat.

Nhân sự mới gia nhập mất rất nhiều thời gian để bắt nhịp vì không có tài liệu hướng dẫn quy trình làm việc cụ thể cho từng vị trí.

QUY TRÌNH CHUẨN GIÚP DOANH NGHIỆP VẬN HÀNH NHƯ THẾ NÀO?

Khi doanh nghiệp đã thiết lập được một hệ thống quy trình bài bản, cách thức vận hành sẽ thay đổi từ trạng thái đối phó sang chủ động. Con người không còn là trung tâm của mọi rắc rối mà trở thành người điều hành hệ thống.

Mọi nhiệm vụ đều được chuẩn hóa với các bước thực hiện rõ ràng, thời hạn cụ thể và tiêu chuẩn đầu ra được định nghĩa trước. Khi làm việc từ xa, nhân viên chỉ cần nhìn vào hệ thống là biết mình phải làm gì tiếp theo mà không cần đợi lệnh từ cấp trên.

Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bộ phận. Ví dụ, khi bộ phận thiết kế hoàn thành bản vẽ và nhấn nút Xác nhận, hệ thống sẽ tự động thông báo và chuyển hồ sơ sang bộ phận báo giá mà không cần một email hay cuộc gọi nào. Sự minh bạch này giúp loại bỏ hoàn toàn các điểm nghẽn cổ chai và giúp doanh nghiệp sẵn sàng mở rộng quy mô bất cứ lúc nào.

GIẢI PHÁP QUẢN LÝ QUY TRÌNH BPM: CÂU TRẢ LỜI CHO QUẢN TRỊ TỪ XA

Trong kỷ nguyên số, BPM (Business Process Management) chính là giải pháp cốt lõi để SME giải quyết bài toán quản trị dự án hiệu quả.

BPM là gì và tại sao SME cần triển khai ngay?

BPM không đơn thuần là một phần mềm, mà là phương pháp quản trị tập trung vào việc thiết kế, thực hiện, giám sát và tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ. Triển khai giải pháp quản lý quy trình BPM giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ quản lý con người sang quản lý theo quy trình.

Lợi ích đột phá khi ứng dụng BPM vào vận hành

Hệ thống BPM giúp tự động hóa Workflow, cắt giảm 80% thời gian xử lý các công việc hành chính thủ công. Nó tạo ra một nền tảng báo cáo thời gian thực, giúp lãnh đạo nắm bắt sức khỏe của hàng trăm dự án chỉ trong vài giây. Đặc biệt, BPM giúp chuẩn hóa tri thức doanh nghiệp, đảm bảo bộ máy vẫn chạy tốt ngay cả khi có sự thay đổi đột ngột về nhân sự.

Phân tích sự khác biệt giữa Quản lý thủ công và Giải pháp BPM

Thay vì dùng các bảng dữ liệu, hãy nhìn vào sự thay đổi về tư duy quản trị giữa hai mô hình này qua các khía cạnh trọng yếu dưới đây:

Về dòng chảy thông tin, quản lý thủ công phụ thuộc vào việc truyền tin qua miệng hoặc tin nhắn chat, nơi dữ liệu dễ bị tam sao thất bản và thất lạc. Trong khi đó, BPM thiết lập luồng thông tin chạy dọc theo quy trình, đảm bảo dữ liệu luôn được kế thừa và chính xác tuyệt đối tại mọi điểm tiếp xúc.

Về khả năng giám sát, nếu quản lý thủ công buộc lãnh đạo phải đi hỏi để biết tin tức, thì BPM đảo ngược lại quá trình này bằng cách tự động báo cho lãnh đạo về các rủi ro, tiến độ chậm trễ hoặc các điểm nóng cần xử lý thông qua hệ thống dashboard trực quan.

Về tính ổn định của hệ thống, quản lý thủ công cực kỳ mong manh vì phụ thuộc vào trí nhớ và sự tự giác của nhân viên. Hệ thống quản trị vận hành dựa trên BPM tạo ra một bộ khung vững chắc, nơi các quy tắc kinh doanh được thiết lập cứng vào hệ thống, giúp doanh nghiệp vận hành ổn định bất kể sự biến động về vị trí làm việc hay nhân sự.

KẾT LUẬN: ĐÃ ĐẾN LÚC KHAI TỬ CÁCH QUẢN LÝ DỰA TRÊN CẢM TÍNH

Tình trạng mất kiểm soát tiến độ dự án khi làm việc từ xa không phải là lỗi của nhân viên hay do khoảng cách địa lý, mà là bằng chứng rõ nhất cho thấy hệ thống quản trị của bạn đã quá lỗi thời. Việc cố gắng vá víu bằng thêm nhiều cuộc họp hay thêm nhiều nhóm chat chỉ khiến bộ máy thêm nặng nề.

Để bứt phá, doanh nghiệp SME Việt Nam cần dũng cảm thay đổi, chuyển dịch sang mô hình quản trị bằng quy trình chuẩn hóa. Việc ứng dụng giải pháp quản lý quy trình BPM chính là khoản đầu tư thông minh nhất để bạn giải phóng bản thân khỏi những sự vụ vụn vặt, lấy lại sự kiểm soát tuyệt đối và sẵn sàng đưa doanh nghiệp vươn tầm.

Lợi gợi mở cho các lãnh đạo là hãy bắt đầu ngay từ việc rà soát những quy trình đang gây ra nhiều sai sót nhất. Chuẩn hóa chúng và đưa lên một nền tảng quản lý chuyên nghiệp sẽ là bước đi đầu tiên giúp bạn xây dựng một bộ máy tự vận hành thực thụ.

Bạn có muốn tôi hỗ trợ tư vấn lộ trình thiết kế Workflow chuẩn hóa để dứt điểm tình trạng trễ deadline trong dự án của mình không?