NHÂN VIÊN LÀM VIỆC NHIỀU NHƯNG DỰ ÁN VẪN TRỄ DEADLINE – NGUYÊN NHÂN DO ĐÂU?

Trong hơn 10 năm tư vấn quản trị vận hành doanh nghiệp (BPM) cho các đơn vị SME tại Việt Nam, tôi thường nghe các CEO than phiền rằng: "Nhân viên của anh làm ngày làm đêm, tăng ca liên tục, nhưng tại sao đơn hàng vẫn giao chậm, dự án vẫn trễ deadline?".

Thực trạng này phản ánh một nghịch lý phổ biến: Doanh nghiệp càng đông người, bộ máy vận hành lại càng trở nên rối rắm. Khi quy mô còn nhỏ, mọi thứ có thể xử lý bằng miệng hoặc qua vài tin nhắn Zalo. Nhưng khi số lượng nhân sự chạm mốc 50, 100 hay 300 người, cách quản lý "tùy hứng" bắt đầu bộc lộ lỗ hổng. Mỗi người làm một kiểu, kiến thức nằm trong đầu cá nhân, và dòng chảy công việc bị nghẽn lại ở mọi ngóc ngách. Kết quả là nhân viên làm việc nhiều nhưng dự án vẫn trễ deadline, dẫn đến sự mệt mỏi cho cả lãnh đạo lẫn đội ngũ.

VÌ SAO DOANH NGHIỆP CÀNG LỚN CÀNG DỄ RỐI?

Lý do chính khiến các SME Việt gặp tình trạng càng lớn càng rối nằm ở sự thiếu hụt của một hệ thống quản trị vận hành thống nhất. Khi quy mô tăng lên, độ phức tạp của việc phối hợp giữa các phòng ban tăng theo cấp số nhân chứ không phải cấp số cộng.

Trong một doanh nghiệp thiếu quy trình chuẩn, thông tin giống như những hòn đảo cô đơn. Sales chốt đơn nhưng kho không biết, kho xuất hàng nhưng kế toán chưa nhận được chứng từ, sản xuất chạy tiến độ nhưng vật tư chưa về kịp. Sự thiếu kết nối này khiến nhân viên mất 40% thời gian chỉ để đi tìm thông tin và xác nhận lại công việc qua điện thoại, email hoặc họp hành. Chính việc thiếu quy trình chuẩn đã biến những nhân viên chăm chỉ nhất thành những người làm việc không hiệu quả, loay hoay trong mớ hỗn độn của sự chồng chéo.

NHỮNG HỆ LỤY KHI DOANH NGHIỆP KHÔNG CÓ QUY TRÌNH CHUẨN

Việc thiếu vắng một luồng công việc (Workflow) rõ ràng không chỉ gây ra sự khó chịu tức thời mà còn bào mòn sức khỏe tài chính và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Dữ liệu phân mảnh và báo cáo thiếu chính xác

Khi không có hệ thống quản trị vận hành tập trung, mỗi bộ phận giữ một file Excel riêng. Đến cuối tháng, lãnh đạo nhận được nhiều báo cáo khác nhau về cùng một chỉ số. Sự sai lệch này khiến các quyết định chiến lược trở nên mơ hồ và đầy rủi ro.

Quy trình đứt gãy và nghẽn cổ chai

Một dự án bị đình trệ chỉ vì một khâu phê duyệt bị bỏ quên trong hàng tá tin nhắn Zalo trôi đi. Việc thiếu tính năng tự động chuyển giao công việc khiến các bước kế tiếp không biết khi nào cần bắt đầu, gây ra tình trạng đợi chờ lãng phí.

Phụ thuộc quá lớn vào các ngôi sao cá nhân

Quy trình nằm trong đầu nhân viên cũ. Khi họ nghỉ việc hoặc vắng mặt, bộ máy ngay lập tức tê liệt. Doanh nghiệp rơi vào tình trạng bị nhân sự bắt con tin vì không ai khác biết cách vận hành những khâu trọng yếu đó.

Lãng phí hiệu suất và chi phí vận hành

Nhân sự làm việc nhiều nhưng thực chất đang làm những việc vô ích do hiểu sai yêu cầu hoặc phải làm thủ công những việc đáng lẽ đã được tự động hóa. Chi phí ẩn này thường lớn hơn rất nhiều so với phí đầu tư công nghệ.

Trải nghiệm khách hàng sụt giảm nghiêm trọng

Trong ngành dịch vụ hoặc F&B, việc trễ deadline đồng nghĩa với thất hứa. Khách hàng không quan tâm nhân viên của bạn vất vả ra sao, họ chỉ quan tâm kết quả. Một quy trình rối rắm sẽ trực tiếp đuổi khách hàng sang đối thủ cạnh tranh.

Áp lực tâm lý và chảy máu chất xám

Nhân viên giỏi thường rời bỏ những tổ chức có vận hành hỗn loạn. Họ cảm thấy kiệt sức khi phải xử lý những sai lầm lặp đi lặp lại không đáng có. Một môi trường làm việc không có Workflow chuẩn hóa sẽ khiến các tài năng ra đi.

DẤU HIỆU CHO THẤY DOANH NGHIỆP ĐANG THIẾU QUY TRÌNH CHUẨN

Để biết liệu tình trạng nhân viên làm việc nhiều nhưng dự án vẫn trễ deadline có phải do lỗi vận hành hay không, lãnh đạo cần quan sát những dấu hiệu báo động đỏ sau:

Họp hành quá nhiều là biểu hiện của việc các cuộc họp diễn ra liên tục chỉ để đối soát thông tin xem ai đang làm gì và tới đâu rồi.

Lãnh đạo đóng vai lính cứu hỏa khi CEO suốt ngày phải đi giải quyết những vụ việc phát sinh nhỏ nhặt thay vì tập trung vào chiến lược.

Mỗi phòng ban báo cáo một con số khác nhau khiến số liệu tồn kho, doanh thu, công nợ không bao giờ khớp giữa các bộ phận.

Sai sót lặp lại liên tục khi cùng một lỗi trong khâu báo giá hoặc giao hàng xảy ra từ tháng này qua tháng khác mà không có cách triệt tiêu.

Dòng chảy công việc bị tắc nghẽn ở khâu phê duyệt do mọi thứ phải đợi sếp ký mới được chạy tiếp, dù sếp đang bận họp hoặc đi công tác.

QUY TRÌNH CHUẨN GIÚP DOANH NGHIỆP VẬN HÀNH NHƯ THẾ NÀO?

Một doanh nghiệp được thiết kế với các luồng công việc chuẩn hóa sẽ vận hành như một chiếc đồng hồ. Ở đó, con người không còn là trung tâm của mọi rắc rối mà trở thành người điều khiển hệ thống.

Tính minh bạch được đề cao khi ai cũng biết rõ vai trò của mình, thời hạn cần hoàn thành và tiêu chuẩn đầu ra cụ thể.

Tính tự động được thiết lập để khi bước trước kết thúc, hệ thống tự động đẩy thông tin và thông báo đến người kế tiếp, loại bỏ thời gian chờ vô ích.

Tính kế thừa giúp người mới vào chỉ cần nhìn vào quy trình là có thể bắt nhịp công việc ngay, giảm tối đa chi phí đào tạo.

Tính cải tiến xuất hiện khi có dữ liệu thời gian thực, sếp sẽ biết chính xác khâu nào đang yếu để tối ưu, thay vì mắng mỏ nhân viên chung chung.

GIẢI PHÁP QUẢN LÝ QUY TRÌNH BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT)

Đây là lúc chúng ta cần nói về BPM – một tư duy quản trị hiện đại dành cho mọi SME muốn vươn tầm và sẵn sàng mở rộng quy mô.

Shutterstock

BPM là gì?

BPM (Business Process Management) là phương pháp quản trị tập trung vào việc thiết kế, thực hiện, giám sát và tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ. Thay vì quản lý con người theo kiểu áp đặt, BPM quản lý thông qua luồng chạy của công việc.

Lợi ích đột phá của BPM

Việc ứng dụng giải pháp quản lý quy trình BPM giúp doanh nghiệp SME Việt Nam chuẩn hóa tri thức doanh nghiệp, biến kinh nghiệm của người giỏi nhất thành tài sản chung. Hệ thống giúp tự động hóa Workflow, giảm 80% thời gian gửi email và nhắn tin báo cáo thủ công, đồng thời cung cấp báo cáo thời gian thực để lãnh đạo nắm bắt sức khỏe doanh nghiệp tức thì.

So sánh bản chất quản trị giữa Thủ công và Giải pháp BPM

Thay vì dùng bảng so sánh khô khan, hãy nhìn vào hai kịch bản vận hành sau đây để thấy sự khác biệt:

Kịch bản quản lý thủ công thường thấy là khi khách hàng đặt hàng, Sales nhắn tin cho Kho. Kho bận chưa xem, Sales lại gọi điện. Kho kiểm hàng xong phải gõ lại vào Excel, sau đó gửi email cho Kế toán. Kế toán tải file về, nhập vào phần mềm kế toán. Quá trình này mất nhiều ngày và đầy rẫy sai sót nhập liệu do thông tin bị ngắt quãng.

Kịch bản với giải pháp BPM diễn ra hoàn toàn khác khi Sales vừa tạo đơn hàng trên hệ thống, ngay lập tức Kho nhận thông báo trên điện thoại. Kho nhấn xác nhận xuất hàng, hệ thống tự động trừ tồn kho và gửi yêu cầu xuất hóa đơn cho Kế toán. Mọi dữ liệu đồng nhất 100%, không cần nhập liệu lại. Lãnh đạo nhìn vào hệ thống thấy ngay đơn hàng đang ở giai đoạn nào mà không cần hỏi bất kỳ ai.

KẾT LUẬN: ĐÃ ĐẾN LÚC KHAI TỬ CÁCH LÀM VIỆC TÙY HỨNG

Tình trạng nhân viên làm việc nhiều nhưng dự án vẫn trễ deadline không phải là định mệnh của SME. Đó là hậu quả của việc doanh nghiệp lớn lên về lượng nhưng chưa trưởng thành về chất trong quản trị.

Để bứt phá, doanh nghiệp cần sớm chuyển dịch từ quản lý theo sự vụ sang quản lý theo quy trình. Việc ứng dụng giải pháp quản lý quy trình BPM không còn là lựa chọn, mà là điều kiện bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tăng trưởng mà không bị vỡ trận. Hãy bắt đầu từ việc chuẩn hóa quy trình cốt lõi nhất để giải phóng đội ngũ khỏi sự hỗn loạn và xây dựng một bộ máy tự vận hành chuyên nghiệp.

Lợi gợi mở cho doanh nghiệp của bạn là hãy rà soát lại quy trình đang khiến nhân viên mất nhiều thời gian nhất và thử áp dụng tư duy BPM để tối ưu hóa nó ngay hôm nay! Một hệ thống Workflow chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giảm phụ thuộc vào con người, tăng hiệu suất vượt trội và sẵn sàng cho mọi mục tiêu lớn hơn.