QUẢN LÝ THỦ CÔNG KHIẾN CEO RA QUYẾT ĐỊNH SAI RA SAO? RỦI RO VÀ GIẢI PHÁP TỪ ERP

Trong suốt 10 năm tư vấn và triển khai các hệ thống quản trị tại thị trường Việt Nam, tôi đã chứng kiến nhiều CEO tài năng rơi vào cái bẫy của sự tăng trưởng. Khi doanh nghiệp còn nhỏ, sếp có thể nắm mọi thứ trong lòng bàn tay. Nhưng khi quy mô chạm ngưỡng 50-100 nhân sự, phương pháp quản lý cũ bắt đầu bộc lộ lỗ hổng.

Thực trạng phổ biến tại các SME hiện nay là quản lý rời rạc qua quá nhiều phần mềm đơn lẻ kết hợp với hàng trăm tệp Excel thủ công. Dữ liệu phân mảnh khiến nhà lãnh đạo khó ra quyết định, hoặc tệ hơn là ra quyết định dựa trên những con số sai lệch. Câu hỏi đặt ra là: Quản lý thủ công khiến CEO ra quyết định sai ra sao và làm thế nào để xây dựng một hệ thống dữ liệu "sạch" giúp doanh nghiệp bứt phá?

ERP LÀ GÌ? NỀN TẢNG QUẢN TRỊ TỔNG THỂ CHO DOANH NGHIỆP

Để hiểu cách khắc phục sai lầm trong quyết sách, CEO cần hiểu rõ về ERP (Enterprise Resource Planning). ERP không đơn thuần là một phần mềm kế toán hay kho, mà là một giải pháp hoạch định nguồn lực tổng thể. Hệ thống này hợp nhất tất cả các quy trình nghiệp vụ của mọi phòng ban vào một "nguồn sự thật duy nhất" (Single Source of Truth).

ERP quản lý những gì trong doanh nghiệp?

Hệ thống này bao phủ toàn bộ các hoạt động cốt lõi:

• Quản trị Tài chính - Kế toán: Kiểm soát dòng tiền, công nợ, doanh thu và chi phí.

• Quản lý Chuỗi cung ứng: Từ mua hàng, quản lý kho bãi đến logistics và giao vận.

• Quản lý Sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất, định mức nguyên vật liệu (BOM), tính giá thành.

• Quản lý Nhân sự & Tiền lương (HRM): Chấm công, tính lương và quản lý hồ sơ nhân viên.

• Quản lý Bán hàng & CRM: Theo dõi hành trình khách hàng và đơn hàng bán.

ERP KHÁC GÌ SO VỚI CÁC PHẦN MỀM ĐƠN LẺ (HRM, CRM, KẾ TOÁN)?

Nhiều CEO thường đặt câu hỏi: "Tôi đã có phần mềm kế toán và CRM rồi, tại sao vẫn cần ERP?". Câu trả lời nằm ở tính tích hợp.

Các phần mềm đơn lẻ hoạt động theo trục dọc, nghĩa là chúng chỉ phục vụ mục đích riêng biệt của từng bộ phận. Thông tin giữa các "ốc đảo" này thường xuyên bị ngắt quãng. Chẳng hạn, khi Sales chốt đơn, họ phải báo qua Zalo cho bộ phận kho, kho lại cập nhật vào Excel, rồi kế toán lại phải nhập liệu tay vào phần mềm kế toán.

Quá trình truyền tin thủ công này chính là nơi phát sinh sai sót. Ngược lại, ERP hoạt động trên cơ chế kế thừa dữ liệu. Một nghiệp vụ phát sinh tại phòng ban này sẽ tự động cập nhật và trở thành dữ liệu đầu vào cho phòng ban khác ngay lập tức. Nếu phần mềm đơn lẻ là những mảnh gương vỡ, thì ERP là một tấm gương lớn cho phép CEO thấy toàn cảnh bức tranh doanh nghiệp mà không có bất kỳ độ trễ hay sai lệch nào.

DOANH NGHIỆP NÀO NÊN TRIỂN KHAI ERP?

Triển khai ERP là một cuộc cách mạng về quản trị, phù hợp nhất với các nhóm sau:

• Theo quy mô: Các doanh nghiệp có từ 20 đến 500 nhân sự. Đây là giai đoạn mà sự quản lý dựa trên trí nhớ hoặc sự tự giác của cá nhân không còn đủ mạnh để bảo đảm tính chính xác.

• Theo ngành nghề: Đặc biệt cần thiết với ngành Sản xuất (cần quản lý nguyên vật liệu phức tạp), Thương mại & Bán lẻ (quản lý đa kho, đa điểm), Xây dựng (quản lý chi phí theo dự án) và F&B (quản lý chuỗi cửa hàng).

• Theo mức độ phức tạp vận hành: Doanh nghiệp có quy trình phê duyệt liên phòng ban rắc rối, thường xuyên gặp lỗi phối hợp giữa các bộ phận.

DẤU HIỆU CHO THẤY DOANH NGHIỆP CẦN ERP NGAY

Lãnh đạo có thể nhận diện nhu cầu thay đổi thông qua 5 dấu hiệu "báo động đỏ" sau:

• Sếp luôn phải hỏi nhân viên để biết con số tồn kho hoặc doanh thu trong ngày thay vì có sẵn báo cáo thời gian thực.

• Các phòng ban thường xuyên tranh cãi vì số liệu không khớp nhau (kho báo một số, kế toán báo một số khác).

• Khách hàng phàn nàn về việc giao hàng chậm, sai mã hàng hoặc dịch vụ hậu mãi kém do thiếu thông tin.

• Nhân viên mất quá nhiều thời gian để đối soát dữ liệu thủ công giữa các tệp Excel.

• CEO cảm thấy bất an khi đưa ra các quyết định mở rộng chi nhánh hay nhập hàng số lượng lớn vì không nắm chắc dòng tiền thực tế.

LỢI ÍCH KHI TRIỂN KHAI ERP: GIẢI PHÁP CHO NHÀ LÃNH ĐẠO

Hệ thống erp giải quyết những vấn đề gì cho doanh nghiệp? Dưới đây là 3 trụ cột giá trị:

Về vận hành: Chuẩn hóa quy trình làm việc theo tiêu chuẩn quản trị tốt nhất. ERP loại bỏ các công đoạn thừa, tự động hóa luồng phê duyệt và giúp nhân sự làm việc chuyên nghiệp hơn, giảm bớt sự phụ thuộc vào các cá nhân "ngôi sao".

Về tài chính: Kiểm soát chi phí và dòng tiền minh bạch. Khả năng tính toán giá vốn thực tế giúp doanh nghiệp có chiến lược giá cạnh tranh và tối ưu hóa vòng quay vốn lưu động, giảm thiểu rủi ro nợ xấu.

Về quản trị & ra quyết định: Cung cấp báo cáo quản trị dưới dạng Dashboard thời gian thực. CEO không còn phải "đoán mò" hay chờ đợi báo cáo cuối tháng. Mọi dữ liệu đã hiển thị minh bạch, giúp sếp ra quyết định nhanh chóng và chính xác, tận dụng tối đa cơ hội thị trường.

DOANH NGHIỆP SME CÓ NÊN TRIỂN KHAI ERP KHÔNG?

Câu trả lời của tôi là: Triển khai ERP khi còn là SME chính là xây dựng một nền móng vững chắc để "lớn lên". Đừng đợi đến khi công ty có 500 người mới làm ERP, vì lúc đó sức ỳ của hệ thống cũ và thói quen làm việc thủ công của nhân sự sẽ khiến dự án cực kỳ gian nan.

Hiện nay, với sự ra đời của các giải pháp Cloud ERP, doanh nghiệp SME hoàn toàn có thể triển khai theo phương thức "cuốn chiếu" – làm từng module cốt lõi trước rồi mở rộng dần. Đây là cách tiếp cận thông minh, vừa giúp kiểm soát chi phí đầu tư, vừa giúp đội ngũ nhân sự thích nghi dần với việc chuyển đổi số.

LỘ TRÌNH TRIỂN KHAI ERP HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

Để không đi vào vết xe đổ thất bại, doanh nghiệp cần tuân thủ lộ trình 5 bước:

Bước một: Khảo sát và Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ. Đừng bao giờ số hóa một quy trình lỗi. Hãy rà soát, tinh gọn và chuẩn hóa cách thức làm việc thủ công trước khi đưa lên phần mềm.

Bước hai: Lựa chọn giải pháp và đối tác triển khai. Đừng chọn phần mềm đắt nhất, hãy chọn phần mềm hiểu rõ đặc thù ngành của bạn và có đội ngũ tư vấn am hiểu thị trường Việt Nam.

Bước ba: Làm sạch dữ liệu. Đây là khâu sống còn. Dữ liệu từ các file Excel lẻ phải được làm sạch, loại bỏ trùng lặp trước khi "đổ" vào hệ thống mới. "Rác" vào thì "Rác" ra, do đó dữ liệu đầu vào phải tuyệt đối chính xác.

Bước bốn: Đào tạo và Quản trị sự thay đổi. ERP là thay đổi thói quen làm việc. Cần sự cam kết cao nhất từ ban lãnh đạo để thúc đẩy nhân sự làm quen với hệ thống mới, loại bỏ tâm lý ngại thay đổi.

Bước năm: Go-live và tối ưu hóa. Sau khi vận hành chính thức, cần liên tục theo dõi để tinh chỉnh hệ thống sao cho mượt mà nhất với thực tế vận hành của doanh nghiệp.

KẾT LUẬN

Hiểu rõ quản lý thủ công khiến CEO ra quyết định sai ra sao chính là bước đầu tiên để thay đổi vận mệnh doanh nghiệp. Trong kỷ nguyên kinh doanh dựa trên dữ liệu, việc chậm trễ trong việc hợp nhất thông tin chính là việc tự tước đi cơ hội cạnh tranh của chính mình.

Đầu tư vào ERP không phải là một chi phí, đó là một khoản đầu tư cho sự minh bạch, chính xác và bền vững. Việc triển khai ERP để quản lý tổng thể doanh nghiệp, tích hợp các phòng ban trên một nền tảng duy nhất chính là chìa khóa giúp SME thoát khỏi sự lộn xộn, tối ưu hiệu suất và sẵn sàng cho những mục tiêu quy mô lớn hơn.

Bạn đã sẵn sàng để chấm dứt những quyết định dựa trên cảm tính và bắt đầu lộ trình quản trị dựa trên dữ liệu thực chưa? Hãy bắt đầu thay đổi ngay hôm nay!

Cần tư vấn sâu hơn về giải pháp ERP phù hợp cho doanh nghiệp bạn? Hãy để lại thông tin để chuyên gia đồng hành cùng lộ trình chuyển đổi số của bạn!