DOANH NGHIỆP SME NÊN CHỌN PHẦN MỀM HRM CLOUD HAY ON-PREMISE ĐỂ CHẤM DỨT NỖI ĐAU QUẢN TRỊ?

Trong suốt 10 năm làm nghề quản trị nhân sự, tôi đã chứng kiến hàng nghìn kịch bản "dở khóc dở cười" của các doanh nghiệp SME tại Việt Nam mỗi dịp cuối tháng. Đó là hình ảnh các bạn HR thức xuyên đêm, mắt thâm quầng dán chặt vào những bảng tính Excel dày đặc công thức để đối soát từng phút đi muộn, từng đơn xin nghỉ phép viết tay hay những dòng tin nhắn báo tăng ca trôi nổi trên Zalo.

Thực trạng "ôm Excel" không chỉ làm bào mòn sức sáng tạo của bộ phận nhân sự mà còn trực tiếp đe dọa đến sự ổn định của tổ chức. Khi con số không minh bạch, nhân viên nghi ngờ, lãnh đạo mất phương hướng. Câu hỏi đặt ra không chỉ là thoát khỏi bảng tính bằng cách nào, mà quan trọng hơn, giữa "rừng" công nghệ hiện nay, doanh nghiệp SME nên chọn phần mềm HRM Cloud hay On-Premise để thực sự giải quyết được gốc rễ vấn đề? Hãy cùng tôi bóc tách nỗi đau này và tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.

VÌ SAO NHIỀU DOANH NGHIỆP SME VẪN DÙNG EXCEL ĐỂ CHẤM CÔNG – TÍNH LƯƠNG?

Tại thị trường Việt Nam, có đến hơn 70% doanh nghiệp quy mô 10-300 nhân sự vẫn coi Excel là "vũ khí" chính. Lý do rất đơn giản:

• Miễn phí và sẵn có: Hầu như máy tính nào cũng cài sẵn công cụ này, không phát sinh chi phí đầu tư ban đầu.

• Sự linh hoạt biểu kiến: HR có thể tự "chế cháo" công thức, thêm bớt cột hàng theo ý sếp một cách tức thì mà không cần thông qua đơn vị kỹ thuật.

• Thói quen khó bỏ: Đội ngũ nhân sự cũ đã quá quen thuộc với các thao tác truyền thống, dẫn đến tâm lý ngại tiếp cận công nghệ mới vì sợ phức tạp.

Tuy nhiên, sự "linh hoạt" của Excel lại chính là cái bẫy. Khi doanh nghiệp tăng trưởng, Excel trở thành một mớ bòng bong dữ liệu, nơi mà chỉ cần sai một dấu phẩy, toàn bộ bảng lương sẽ sụp đổ.

7 RỦI RO LỚN KHI CHẤM CÔNG TÍNH LƯƠNG BẰNG EXCEL

Nếu bạn vẫn đang duy trì việc quản lý thủ công, hãy đối diện với những hệ lụy nhãn tiền về quản trị nguồn nhân lực:

Sai sót con người không thể kiểm soát

Excel phụ thuộc hoàn toàn vào việc nhập liệu tay. Một lỗi "Copy-Paste" nhầm dòng hay sai công thức tính thuế thu nhập cá nhân có thể khiến doanh nghiệp trả thừa hoặc thiếu hàng chục triệu đồng. Hậu quả là HR phải mất thêm hàng chục giờ để rà soát lại từ đầu khi nhân viên khiếu nại.

Thất thoát tài chính do gian lận ngày công

Ví dụ thực tế: Một công ty dịch vụ tại TP.HCM với 50 nhân viên phát hiện ra bộ phận kỹ thuật thường xuyên "chấm công hộ" cho nhau bằng cách ký tên thay trên sổ tay hoặc chỉnh sửa giờ trên file Excel chung. Do không có sự đối soát thời gian thực, trong suốt 1 năm, công ty đã thất thoát hơn 200 triệu tiền lương cho những giờ làm việc ảo.

Thiếu minh bạch gây mất niềm tin nội bộ

Khi nhân viên không thể tự theo dõi ngày công, ngày phép của mình và chỉ nhận được con số cuối cùng trên phiếu lương, họ sẽ nảy sinh tâm lý nghi ngờ. Sự thiếu minh bạch là "sát thủ" thầm lặng giết chết sự gắn kết của nhân sự và lòng trung thành với tổ chức.

Rủi ro pháp lý về luật lao động

Việc tính toán thủ công khiến HR dễ quên các quy định về số giờ tăng ca tối đa hay cách tính lương ngày lễ theo Luật Lao động. Khi có thanh tra đột xuất, những sai sót trên bảng Excel sẽ là bằng chứng chống lại doanh nghiệp, dẫn đến những khoản phạt hành chính không đáng có.

Dữ liệu phân mảnh và dễ mất mát

Dữ liệu nhân sự nằm rải rác trong máy tính cá nhân của HR hoặc trên các thư mục đám mây không có tính liên kết. Chỉ cần máy hỏng, nhiễm virus hoặc nhân viên nghỉ việc đột ngột và xóa file, doanh nghiệp sẽ mất sạch lịch sử công lao động, gây khó khăn cho việc truy soát bảo hiểm và thuế.

Lãng phí nguồn lực trình độ cao cho việc sự vụ

Thay vì dành thời gian xây dựng văn hóa, tuyển dụng nhân tài, HR Manager lại biến mình thành một "cỗ máy nhập liệu". Đây là sự lãng phí chi phí nhân công cao cấp cực lớn cho các doanh nghiệp SME đang cần tối ưu bộ máy.

Khó khăn trong báo cáo và ra quyết định quản trị

Khi CEO muốn biết biến động chi phí lương giữa các phòng ban để điều chỉnh ngân sách cho quý mới, HR phải mất vài ngày để tổng hợp. Dữ liệu "chết" trong Excel khiến lãnh đạo luôn đi sau thị trường một bước trong việc tối ưu hóa nhân sự.

KHI NÀO EXCEL KHÔNG CÒN PHÙ HỢP?

Excel chỉ là giải pháp tạm thời khi công ty có dưới 15-20 nhân sự với cơ cấu cực kỳ đơn giản. Doanh nghiệp cần dừng dùng Excel ngay khi xuất hiện các dấu hiệu:

• Quy mô nhân sự vượt ngưỡng 30 người và bắt đầu có sự phân hóa đa phòng ban.

• Bắt đầu có nhiều ca làm việc phức tạp như ca đêm, xoay ca, ca gãy (đặc biệt trong ngành F&B, sản xuất).

• Nhân viên liên tục khiếu nại về tính chính xác của bảng lương và số ngày phép còn lại.

• Bộ phận nhân sự mất quá 3 ngày mỗi tháng chỉ để chốt công và tính lương.

• Doanh nghiệp mở thêm chi nhánh khiến việc luân chuyển dữ liệu thủ công bị chậm trễ.

DOANH NGHIỆP SME NÊN LÀM GÌ ĐỂ THOÁT KHỎI EXCEL?

Để thực hiện bước chuyển mình này, doanh nghiệp cần một lộ trình cụ thể:

• Chuẩn hóa lại toàn bộ quy định nội bộ về chấm công, nghỉ phép và các chính sách lương thưởng, phúc lợi. Công nghệ chỉ hiệu quả khi quy trình đã rõ ràng.

• Số hóa quy trình đơn từ. Thay vì ký giấy hay nhắn tin Zalo, hãy chuyển sang phê duyệt đơn trực tuyến để dữ liệu tự động đổ về bảng công.

• Lựa chọn một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp để tập trung dữ liệu vào một nơi duy nhất.

GIẢI PHÁP PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ (HRM)

Phần mềm HRM không đơn thuần là công cụ thay thế bảng tính, mà là một hệ sinh thái quản trị hiện đại dành cho doanh nghiệp đang tăng trưởng. Tuy nhiên, việc lựa chọn giữa hai hình thức triển khai Cloud và On-Premise là điều khiến nhiều CEO băn khoăn.

Lợi ích chung của giải pháp HRM

Sử dụng HRM giúp tự động hóa hoàn toàn quy trình tính toán, kiểm soát thời gian thực việc đi muộn về sớm và tăng trải nghiệm nhân viên thông qua ứng dụng di động chuyên nghiệp.

So sánh Quản lý bằng Excel và Quản lý qua Phần mềm HRM

Để hiểu rõ hơn vì sao cần thay đổi, hãy nhìn vào sự khác biệt trong vận hành:

Về tính bảo mật và an toàn dữ liệu: File Excel rất dễ bị sao chép, chỉnh sửa trái phép hoặc gửi nhầm cho người không có thẩm quyền. Trong khi đó, phần mềm HRM phân quyền chặt chẽ theo vị trí, mọi tác động vào dữ liệu đều được lưu lại lịch sử, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho thông tin nhạy cảm.

Về tốc độ và hiệu suất xử lý: Excel tiêu tốn hàng tuần làm việc của nhân sự vào mỗi dịp cuối tháng. Với HRM, việc tính lương chỉ mất vài phút sau khi các luồng dữ liệu đã được tự động hóa xuyên suốt, giúp bộ phận HR giải phóng 80% thời gian sự vụ.

Về khả năng báo cáo và phân tích: Excel yêu cầu tổng hợp thủ công, báo cáo thường bị chậm và dễ sai lệch. HRM cung cấp hệ thống Dashboard trực quan, giúp CEO theo dõi các chỉ số về biến động nhân sự, chi phí lương một cách tức thời để đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.

Về tính kết nối và đồng bộ: Excel là những "ốc đảo" dữ liệu tách biệt. HRM (đặc biệt là dạng Cloud) cho phép kết nối đa chiều giữa nhân viên – quản lý – kế toán, tạo ra một dòng chảy thông tin thông suốt trong toàn tổ chức.

DOANH NGHIỆP SME NÊN CHỌN PHẦN MỀM HRM CLOUD HAY ON-PREMISE?

Đây là phần quan trọng nhất để trả lời câu hỏi tiêu đề bài viết. Tùy vào đặc thù và nguồn lực, doanh nghiệp sẽ có lựa chọn khác nhau.

Ưu tiên chọn HRM Cloud (SaaS) khi:

Doanh nghiệp SME (10-300 nhân sự) thường không có đội ngũ IT chuyên trách mạnh. HRM Cloud giúp bạn triển khai cực nhanh, không cần mua máy chủ vật lý, chi phí trả theo tháng/năm linh hoạt. Đặc biệt, HRM Cloud cho phép nhân viên cập nhật thông tin và xin phép mọi lúc mọi nơi ngay trên smartphone, phù hợp với văn hóa làm việc hiện đại.

Ưu tiên chọn HRM On-Premise khi:

Doanh nghiệp của bạn có yêu cầu cực cao về bảo mật dữ liệu nội bộ (thường là các đơn vị nhà nước hoặc tập đoàn lớn) và đã có sẵn hạ tầng máy chủ, đội ngũ IT để bảo trì. Tuy nhiên, chi phí đầu tư ban đầu cho On-Premise rất lớn và việc cập nhật các tính năng mới theo luật lao động thường chậm hơn Cloud.

Đối với đa số SME Việt Nam, tôi khuyên dùng HRM Cloud vì tính linh hoạt, chi phí thấp và khả năng mở rộng không giới hạn theo tốc độ tăng trưởng của công ty.

KẾT LUẬN

Hiểu được doanh nghiệp SME nên chọn phần mềm HRM Cloud hay On-Premise chính là bước ngoặt để bạn thoát khỏi sự lộn xộn trong quản trị. Việc đầu tư vào công nghệ nhân sự không phải là một khoản chi phí tốn kém, mà là một khoản đầu tư chiến lược cho sự minh bạch và bền vững của tổ chức. Đừng để những bảng tính Excel cũ kỹ kìm hãm đà tăng trưởng của doanh nghiệp bạn.

Gợi mở giải pháp phần mềm quản lý nhân sự (HRM) giúp tự động chấm công – tính lương, giảm rủi ro, phù hợp doanh nghiệp SME. Bạn đã sẵn sàng để giải phóng đội ngũ nhân sự và bứt phá hiệu suất vận hành ngay hôm nay?

Bạn muốn biết hệ thống HRM Cloud có thể giúp doanh nghiệp mình tiết kiệm được bao nhiêu thời gian và chi phí mỗi tháng? Hãy liên hệ với chúng tôi để nhận bản demo và tư vấn lộ trình số hóa dành riêng cho quy mô của bạn!